淺述物業(yè)經營企業(yè)的內部控制要點
摘要：社會經濟的快速進步，物業(yè)管理這一新興行業(yè)正經歷著巨大的發(fā)展，而內部控制作為衡量企業(yè)發(fā)展是否健康的基石，應該引起廣泛的關注。本文在簡要陳述物業(yè)及物業(yè)管理基本概念的基礎上，對物業(yè)經營企業(yè)的內部控制做以系統化設計，抓住控制關鍵點，制定一系列控制措施以滿足企業(yè)具備有效內部控制的要求。
關鍵詞：物業(yè)經營 物業(yè)管理 內部控制。
物業(yè)經營企業(yè)屬于服務型產業(yè)，采用一種綜合性服務經營管理方式，以滿足服務業(yè)主的需求為目的的產業(yè)，在日益發(fā)展的社會生活中起著越來越重要的作用，具有強進的生命力和廣闊的發(fā)展空間，一直被稱為朝陽性產業(yè)。但是越演越激烈的市場競爭以及國外資本對我國房地產業(yè)的大額投入，物業(yè)經營企業(yè)面臨的市場競爭壓力更大，要想在激烈的競爭正獲取發(fā)展機會實現自身持續(xù)健康穩(wěn)健的發(fā)展之路，順應現代企業(yè)的發(fā)展要求，對企業(yè)內部管理實施有效控制顯得尤為重要。然而，內部控制作為現代企業(yè)的管理控制方法，物業(yè)經營企業(yè)也不容例外，建立健全內部控制體系對于提升物業(yè)管理水平和改善物業(yè)經營績效具有非常重要的作用，也有利于促進整個物業(yè)管理企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展。
一、物業(yè)與物業(yè)管理的基本內涵。
在西方國家，“物業(yè)”是指有包括資產、土地、以及在土地上建造的以建筑物形式存在的各種不動產等的總稱。然而根據我國的實際情況，我們通常所說的物業(yè)是指已經完成建造過程并且已經進入使用狀態(tài)的各種建筑物及其與之配套的設備設施、周邊建筑物等相關聯的不動產，其中我們通常劃分為各種建筑物范疇的不動產主要包括城市居住小區(qū)的房屋、城市規(guī)建中的寫字樓、學校的教學樓、醫(yī)院的病房樓、繁榮消費場所的商業(yè)大夏、高檔居住的別墅以及用于進行生產經營的工業(yè)廠房等等，而具備行政管理職能的政府部門的市政設施、提供休閑娛樂場所的休閑設施、為裝飾房屋所進行的建筑物內部設備等等屬于相配套的設施設備的范疇。像是草坪、道路和庭院等屬于場地的范疇。
物業(yè)經營主要包括兩個方面：物業(yè)租賃和物業(yè)管理。其中物業(yè)租賃是指物業(yè)經營企業(yè)對具有擁有所有權的物業(yè)進行部分更新改造以獲取經營利潤的最大化；而物業(yè)管理的范圍就比較廣泛，廣義的物業(yè)管理是指一切與房地產業(yè)發(fā)展、房屋租賃以及房屋售后相關聯的服務活動總稱；狹義的物業(yè)管理則是指通過資格認證、具有一定專業(yè)服務能力的物業(yè)經營企業(yè)在接受建筑物的產權所有人或者使用人的授權委托，并按照相關法律法規(guī)的約定雙方簽訂物業(yè)管理合同之后，由專業(yè)的物業(yè)管理經營企業(yè)通過科學的管理辦法和經營管理方式對各類房屋建筑物以及相關附屬設備設施進行現代化的管理，同時負責建筑物和建筑物周圍的場地及環(huán)境的衛(wèi)生、安全、公共綠化、道路的養(yǎng)護等。
二、加強物業(yè)經營企業(yè)的內部控制要點。
物業(yè)經營企業(yè)經歷了30多年的發(fā)展歷程，從簡單的單一化的物業(yè)管理到現代的綜合性以客戶需求為經營理念的科學化管理方式方法的形成，期間經歷更多的機遇和挑戰(zhàn)，伴隨著市場競爭壓力的增強，企業(yè)經營企業(yè)的變化也在一點點呈現并付諸于實踐過程中。當今時代，為使物業(yè)經營企業(yè)獲取持續(xù)健康的發(fā)展能力和為業(yè)主提供更全面更滿意的服務，其內部控制的建立是必不可少的至關重要的途徑，然而物業(yè)經營企業(yè)建立健全內部控制機制，制定內部控制措施，需要重點關注以下幾個方面：
（一）樹立物業(yè)經營內部控制意識。
與其它類型的企業(yè)不同，物業(yè)經營企業(yè)屬于授權委托型為業(yè)主提供管理服務，其內部員工對內部控制體系的建立缺乏應有的關注和重視，內部控制意識并不是所有員工都具有的，對大多數員工而言，內部控制的概念比較模糊和抽象。物業(yè)經營企業(yè)需建立系統化的、加強內控理念建立的培訓活動，對全體員工特別是管理人員進行定期性知識培訓，使他們從心理上樹立內控意識，提升管理層的內控重視程度。一般而言，物業(yè)經營企業(yè)管理人員的內控意識程度會直接或間接影響員工內控意識的培養(yǎng)，并且在員工的日常業(yè)務活動中進行鞏固加強，使內部控制措施落實到各個具體業(yè)務活動中，從而在企業(yè)內部形成良好的內控氛圍。
（二）提升物業(yè)經營企業(yè)內部財務控制的重要性。
物業(yè)經營企業(yè)涉及業(yè)務的特殊性，管理人員往往認為財務工作簡單，安排的財務工作人員相對較少，因此引起內部財務控制不嚴謹，使企業(yè)內部的財務工作不能正常進行或者效率低下，給整個企業(yè)的未來發(fā)展帶來不良影響。一般而言，物業(yè)經營企業(yè)的各種業(yè)務活動過程中均會過多過少的涉及到財務工作，況且作為企業(yè)尋求發(fā)展的到途中起著中樞作用的財務工作應該實施相對應的內部控制機制，因此，做好企業(yè)內部財務控制工作就相當于給企業(yè)的健康發(fā)展添加了豐滿的雙翼，能夠及時發(fā)現日常經營中存在的問題，并采取措施積極應對將損失減少至最小程度。一個企業(yè)內部財務控制工作量的多少并不是由業(yè)務活動的多少來決定的，而是保證企業(yè)各種工作順利開展的必要環(huán)節(jié)，貫穿于企業(yè)發(fā)展的整個過程中，從企業(yè)戰(zhàn)略目標定位、風險評估分析部門到具體項目的決策環(huán)節(jié)均有涉及。而對于物業(yè)經營企業(yè)而言，主要面臨的是各種不動產的資源管理以及設備設施的安置，既要保證各種投入產出比達到一個有效的水平又要保證各種資源的安全保管和修理維護工作的開展，定期向預算執(zhí)行部門報告對各種資源安排的執(zhí)行情況；與資源管理部門合作進行整體資源的清查管理工作，加強固定資產的管理和維護，盡量減少資源的流失。
（三）加強物業(yè)經營企業(yè)的內部控制活動。
城市的不斷進步，社會生活水平的不斷提升，物業(yè)經營企業(yè)的業(yè)務范圍越來越廣，并不是單一的物業(yè)管理職能，而逐漸擴散到物業(yè)租賃以及建筑物外墻的商業(yè)開發(fā)和利用等等。內部控制活動在整個企業(yè)內部控制過程中發(fā)揮著巨大作用也是其內容的重要組成部分，需要根據風險管理部分測算的風險評估結果，制定適合的控制措施將風險控制在可接受的范圍內，一般包括不相容職務控制、授權審批控制、預算控制和會計系統控制等，貫穿于企業(yè)經營的各個環(huán)節(jié)，因此物業(yè)經營企業(yè)在制定相對應的內部控制活動時要充分考慮業(yè)務活動本身所有的特點進而進行相關控制要點的防范措施。
1、物業(yè)租賃。
物業(yè)租賃是現代物業(yè)經營企業(yè)的重要業(yè)務活動，針對物業(yè)租賃的內部控制活動的重點體現在物業(yè)租賃業(yè)務的各個環(huán)節(jié)中。一項物業(yè)租賃業(yè)務會涉及到尋找合作的租賃伙伴、與客戶簽訂租賃合同、租賃費的收取和入賬、物業(yè)改造等許多環(huán)節(jié)，在每一個環(huán)節(jié)都有內部控制活動的關鍵控制點，企業(yè)應該在各環(huán)節(jié)中做好對關鍵控制點的控制。其中租賃費用的收取是整個物業(yè)租賃業(yè)務各個環(huán)節(jié)的重點，需要根據不相容職務設定規(guī)則開展控制活動，如租賃費用的收取和入賬崗位要設定不同的人員負責，租賃合同的擬定、審批和簽訂者需要有不同的人員進行負責，以免造成員工為徇私舞弊造成的企業(yè)利益損失。另外對于租賃賬戶要進行專門化管理，一邊企業(yè)進行相關費用的跟蹤化管理。為更好地服務業(yè)主所進行的改造服務，需要組織專門的人員進行物業(yè)改造可行性分析，改造工程的招標和合同簽訂，招標過程要嚴防舞弊現象的發(fā)生，對整個招標過程和人員的安排均要進行有效控制。
2、物業(yè)管理。
物業(yè)管理的收入主要是物業(yè)管理費，其業(yè)務的內部控制活動主要體現在物業(yè)管理費用的收取上。一般而言，物業(yè)經營企業(yè)會安排指定的專門人員或者小區(qū)的管理員進行物管費的收取，需要加強對物管費收繳工作的控制，物業(yè)經營企業(yè)需要制定統一的收費標準，專人負責，各負責人員之間進行相互監(jiān)督，工作流程的標準化可以有效預防個人私利的尋覓。
3、建筑外墻的開發(fā)和利用。
物業(yè)經營企業(yè)對建筑物外墻的開發(fā)和利用主要是指建筑物外墻的廣告位業(yè)務。伴隨著市場競爭壓力的加劇和城市文化的不斷發(fā)展，許多物業(yè)經營企業(yè)開展關注建筑物外墻的廣告業(yè)務，并將其發(fā)展成為增加收入的重要來源之一。建筑物外墻的廣告業(yè)務內部控制要點與物業(yè)租賃業(yè)務類似，也包括廣告客戶的尋找、合同的擬定審批和簽訂以及廣告位收入的入賬等環(huán)節(jié)，需要配置不同的人員負責。另外，有關外墻廣告客戶的認定，不能僅僅考慮收入的多少，還需要考慮客戶的誠信度以及廣告業(yè)務的真實性，以免給社會帶來不必要的負面影響。需要在每一個環(huán)節(jié)建立互相監(jiān)督機制，嚴防人員之間的相互舞弊和個人私利的獲取，嚴密的內部控制才能保證物業(yè)經營企業(yè)的發(fā)展。
除此之外，物業(yè)經營企業(yè)還需要對內部環(huán)境進行有效的控制，為業(yè)主提供一個舒適的生活環(huán)境和良好的文化氛圍。完善的內部控制制度可以發(fā)現每一個內部控制要點，制定相對應的防范措施，以保證物業(yè)經營企業(yè)健康持續(xù)的快速發(fā)展。
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