試論新時期人事檔案管理創(chuàng)新思路
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一、加強(qiáng)相關(guān)人員意識，做好基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)
其實，在事業(yè)單位中，很多領(lǐng)導(dǎo)都對人事檔案管理工作的重要性進(jìn)行了了解，但是卻因為這樣那樣的因素影響，并沒有使其管理工作真正落到實處，首先是因為受到了傳統(tǒng)觀念的影響，讓其人事檔案管理工作仍然保持傳統(tǒng)管理中進(jìn)行單一的收集、整理和統(tǒng)計資料，并沒有對組織和用人單位社會和經(jīng)濟(jì)效益的提升起到顯著的促進(jìn)作用。同時，在實際的管理工作中，缺乏相應(yīng)的投入力度，沒能對優(yōu)秀的人事檔案管理人才進(jìn)行充分吸引，而且管理手段也相對落后，不能適應(yīng)于當(dāng)前的信息化社會發(fā)展的實際需求。并且在日常工作中，相關(guān)的一些管理人員也缺少一定的管理意識，并且還因為沒有意識到人事檔案管理工作的重要性，工作不積極，只要求工作中沒有重大失誤就好，不能在工作中投入全部精力，導(dǎo)致工作效率低下。
因此，單位領(lǐng)導(dǎo)要站在促進(jìn)事業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展的角度，將人事檔案管理納入單位日常考核中。并通過建立人事檔案管理小組，分配組長，并對人事檔案管理人員進(jìn)行實施崗位招聘，嚴(yán)格對人事檔案軟硬件設(shè)備進(jìn)行把關(guān)，做到定期的檢查與督導(dǎo)。其次，建立人事檔案管理達(dá)標(biāo)升級與考核機(jī)制，對事業(yè)單位中的人事檔案工作實行定性、定量考核的方式，以推動事業(yè)單位人事檔案管理工作想規(guī)范化、制度化以及科學(xué)化發(fā)展。
二、加強(qiáng)人事檔案收集管理，完善檔案功能
前面說到，隨著社會的發(fā)展，事業(yè)單位的價值就是人才，而科學(xué)的人事檔案管理時促進(jìn)人才發(fā)展，推動事業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展的重要基礎(chǔ)。要做好人事檔案管理工作，首先就是要注重人事檔案的材料收集，提高人事檔案管理工作的實際水平。一方面，要求收集人事檔案材料的人員必須掌握事業(yè)單位人事檔案管理工作的基礎(chǔ)，更要根據(jù)我國相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)和事業(yè)單位的內(nèi)部管理要求進(jìn)行。隨著我國經(jīng)濟(jì)體制的改革不斷推進(jìn)，事業(yè)單位的干部體制改革、人事考核機(jī)制、專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)等需要歸檔的人事材料非常多，這也給事業(yè)單位人事檔案管理工作人員提出了新的挑戰(zhàn)。檔案管理工作人員應(yīng)第一時間收集好各種材料，并按照一定的原則進(jìn)行整理，同時還應(yīng)認(rèn)真對材料的真實性進(jìn)行鑒別。對于與相關(guān)規(guī)定不符的檔案進(jìn)行篩選，如果存在手續(xù)不全的材料必須及時退回，以保證人事檔案能夠真實的反映當(dāng)事人的實際信息。
其次，事業(yè)單位還應(yīng)積極加強(qiáng)對人事檔案管理的利用率進(jìn)行提高，完善人事檔案的功能，使得人事檔案記錄的內(nèi)容更加真實客觀，對人事檔案功能進(jìn)行重新人事。一方面，要對檔案中原有的部分進(jìn)行保管，另一方面還應(yīng)對人事檔案的內(nèi)涵進(jìn)行擴(kuò)大。例如，在人事檔案管理中針對某一個職工的內(nèi)容應(yīng)包括職工的醫(yī)保、失業(yè)保險、養(yǎng)老保險等信息，更要注重員工業(yè)績的記錄，還應(yīng)適當(dāng)增加一些能反應(yīng)職工真實情況的材料。此外，針對人事檔案管理工作還應(yīng)對相關(guān)人員、部門、單位等的實際需求進(jìn)行功能完善，從而使得人事檔案工作能夠更好的服務(wù)于事業(yè)單位的其他工作，從而提高其利用率。
三、轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)方式，推動現(xiàn)代信息化的人事檔案管理
對于事業(yè)單位的人事檔案管理工作，不僅要認(rèn)真執(zhí)行人事檔案的材料收集、嚴(yán)格檢查核對，并做好檔案的歸檔、保管、查閱以及傳遞等相關(guān)工作。通過建立完善的人事檔案管理制度，規(guī)范相關(guān)人員的行為，堅持做到移交合格，對于不符合要求的人事檔案不予結(jié)束，未經(jīng)審核的個人材料不得遞交。并按照一定的原則對人事檔案材料進(jìn)行歸檔，嚴(yán)防涂改造價等行為出現(xiàn)。由此可見，傳統(tǒng)的事業(yè)單位人事檔案管理工作涉及的項目多、內(nèi)容復(fù)雜且整理、保管等需要的資源較多，這也要求從事人事檔案管理工作的人員其綜合素質(zhì)。而隨著信息技術(shù)的發(fā)展，利用先進(jìn)的現(xiàn)代信息化手段進(jìn)行事業(yè)單位人事檔案管理，已經(jīng)逐漸成為一種趨勢。
當(dāng)前很多的事業(yè)單位的檔案管理部門還是以紙質(zhì)檔案信息資源為主，所以檔案管理信息化建設(shè)首先應(yīng)該對這些紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，通過掃描等方式，將紙質(zhì)檔案二次保存，以供檔案信息管理系統(tǒng)中的查詢和使用。同時受到檔案連續(xù)性的制約，現(xiàn)有的電子檔案文件也應(yīng)該具備連續(xù)性，在信息化轉(zhuǎn)換的時候，需要對部分的檔案資源進(jìn)行擴(kuò)充，繼續(xù)完善原有的檔案信息資源，從而實現(xiàn)完整檔案資料庫的構(gòu)建。同時為了保證檔案信息資源的開發(fā)和利用，可以讓檔案資源進(jìn)行集中和分級管理之間具有統(tǒng)一性，以此實行同步檔案管理；緊抓基礎(chǔ)工作和常規(guī)工作之間的協(xié)調(diào)性，加強(qiáng)同步統(tǒng)一管理；統(tǒng)一考慮定性、定量評價，進(jìn)行分析論證的同步；完善和健全管理制度和執(zhí)行制度之間的統(tǒng)一運作，貫徹落實同步強(qiáng)化。
四、結(jié)語
總的來說，對于事業(yè)單位人事檔案管理工作來講，要想得到有效的改善，提高其利用率，并促進(jìn)事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展，就必須加強(qiáng)相關(guān)人員的人事檔案管理意識，通過制定規(guī)范的人事檔案管理機(jī)制，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的人事檔案管理觀念，進(jìn)一步加強(qiáng)人事檔案管理工作的收集整理，完善相關(guān)功能，通過要引進(jìn)先進(jìn)的信息技術(shù)運用在人事檔案管理中，以提高檔案管理工作的效率和資源利用，使得人事檔案管理工作更好地服務(wù)于事業(yè)單位經(jīng)營管理。
