芻議移動數(shù)字化辦公的實現(xiàn)
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摘要：計算機的誕生和發(fā)展促進(jìn)了人類社會的進(jìn)步和繁榮，計算機科學(xué)作為信息科學(xué)的載體和核心，在知識時代扮演了重要的角色。在行政機關(guān)、企事業(yè)單位工作中，越來越多的人采用了Internet/Intranet技術(shù)。辦公自動化就是一個以計算機為中心，采用現(xiàn)代化的辦公設(shè)備和先進(jìn)的通信技術(shù)，廣泛、全面、迅速地收集、整理、加工、存儲和使用信息，使工作者方便快捷地共享信息，高效地完成工作的系統(tǒng)。它的出現(xiàn)有效地改變了過去復(fù)雜、低效的手工辦公方式，提高了工作效率。本論文主要描述針對如何實現(xiàn)數(shù)字化辦公以及移動數(shù)字化辦公，包括牽涉到的工具，流程和實施等方面進(jìn)行論述。
論文關(guān)鍵詞：辦公自動化,數(shù)字化辦公,移動數(shù)字化
一、辦公自動化的功能
通常辦公室的業(yè)務(wù)，主要是進(jìn)行大量文件的處理，起草文件、通知、各種業(yè)務(wù)文本，接受外來文件存檔，查詢本部門文件和外來文件，產(chǎn)生文件復(fù)件等等。所以，采用計算機文字處理技術(shù)生產(chǎn)各種文檔，存儲各種文檔，采用其它先進(jìn)設(shè)備，如復(fù)印機、傳真機等復(fù)制、傳遞文檔，或者采用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)傳遞文檔，是辦公室自動化的基本特征。
具體來說，OA主要實現(xiàn)下面七個方面的功能：
�。ㄒ唬┙�(nèi)部的通信平臺。
建立組織內(nèi)部的郵件系統(tǒng)，使組織內(nèi)部的通信和信息交流快捷通暢。
�。ǘ┙⑿畔l(fā)布的平臺。
在內(nèi)部建立一個有效的信息發(fā)布和交流的場所，例如電子公告、電子論壇、電子刊物，使內(nèi)部的規(guī)章制度、新聞簡報、技術(shù)交流、公告事項等能夠在企業(yè)或機關(guān)內(nèi)部員工之間得到廣泛的傳播，使員工能夠了解單位的發(fā)展動態(tài)。
（三）實現(xiàn)工作流程的自動化。
實現(xiàn)工作流程的自動化牽涉到流轉(zhuǎn)過程的實時監(jiān)控、跟蹤，解決多崗位、多部門之間的協(xié)同工作問題，實現(xiàn)高效率的協(xié)作。各個單位都存在著大量流程化的工作，例如公文的處理、收發(fā)文、各種審批、請示、匯報等，都是一些流程化的工作，通過實現(xiàn)工作流程的自動化，就可以規(guī)范各項工作，提高單位協(xié)同工作的效率。
�。ㄋ模⿲崿F(xiàn)文檔管理的自動化。
實現(xiàn)文檔管理的自動化可使各類文檔（包括各種文件、知識、信息）能夠按權(quán)限進(jìn)行保存、共享和使用，并有一個方便的查找手段。每個單位都會有大量的文檔，在手工辦公的情況下這些文檔都保存在每個人的文件柜里,在手工辦公的情況下文檔的檢索存在非常大的難度。文檔多了，需要什么東西不能及時找到，甚至找不到。辦公自動化使各種文檔實現(xiàn)電子化，通過電子文件柜的形式實現(xiàn)文檔的保管，按權(quán)限進(jìn)行使用和共享。例如，某個單位來了一個新員工，只要管理員給他注冊一個身份文件，給他一個口令，自己上網(wǎng)就可以看到這個單位積累下來的東西，規(guī)章制度、各種技術(shù)文件等等，只要身份符合權(quán)限可以閱覽的范圍，他自然而然都能看到，這樣就減少了很多培訓(xùn)環(huán)節(jié)。
�。ㄎ澹┹o助辦公。
輔助辦公牽涉的內(nèi)容比較多，像會議管理、車輛管理、物品管理、圖書管理等與我們?nèi)粘Ｊ聞?wù)性的辦公工作相結(jié)合的各種輔助辦公，實現(xiàn)了這些輔助辦公的自動化。
�。┬畔⒓伞�
每一個單位，都存在大量的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，如購銷存、ERP等各種業(yè)務(wù)系統(tǒng)，企業(yè)的信息源往往都在這個業(yè)務(wù)系統(tǒng)里，辦公自動化系統(tǒng)應(yīng)該跟這些業(yè)務(wù)系統(tǒng)實現(xiàn)很好的集成，使相關(guān)的人員能夠有效地獲得整體的信息，提高整體的反應(yīng)速度和決策能力。
�。ㄆ撸⿲崿F(xiàn)分布式辦公。
實現(xiàn)分布式辦公就是要支持多分支機構(gòu)、跨地域的辦公模式以及移動辦公。[1]
二、數(shù)字化辦公技術(shù)的實現(xiàn)
辦公自動化的發(fā)展方向應(yīng)該是數(shù)字化辦公。數(shù)字化辦公與一般的辦公方式之不同主要體現(xiàn)在實現(xiàn)手段上,即信息的輸入、處理、輸出三大步的處理手段數(shù)字化。具體指采用掃描儀把書面信息直接'送入'計算機(信息輸入),而無須重新錄入,然后通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以電子化方式發(fā)送至任何需要該信息的地方,最后通過打印機輸出信息,達(dá)到信息共享的目的。
實現(xiàn)數(shù)字化辦公必需有良好的技術(shù)支撐，考慮到數(shù)字化辦公的授權(quán)和開放這兩個特點，首選技術(shù)應(yīng)該是互連網(wǎng)技術(shù)及標(biāo)準(zhǔn)，在此基礎(chǔ)上采用相關(guān)技術(shù)。在技術(shù)結(jié)構(gòu)方面，包括Client/Server結(jié)構(gòu)體系和Browser/Server結(jié)構(gòu)體系，前者是傳統(tǒng)開發(fā)模式，而后者采用動態(tài)網(wǎng)頁技術(shù)，完全適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)辦公或者移動辦公需求，是現(xiàn)代辦公自動化的首選技術(shù)。[3]下面介紹一下所牽涉的幾個模塊。
(一)通信/工作流
實現(xiàn)數(shù)字化辦公離不開工作流技術(shù)，目前比較流行的是以郵件系統(tǒng)為基礎(chǔ)的工作流技術(shù)，或叫群件技術(shù)�，F(xiàn)在隨著WEB技術(shù)的發(fā)展，基于Intranet模式下的工作流軟件也越來越多，這種類型的工作流直接使用消息傳遞中間件作為消息傳遞手段，不需使用專用的郵件系統(tǒng)作消息平臺。這樣整個工作流軟件負(fù)載輕、開放性好、維護(hù)方便、并且易于和網(wǎng)上其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)結(jié)合。這種技術(shù)也和電子商務(wù)所使用的技術(shù)方向是一致的。[3]因此基于WEB的工作流軟件將在未來的數(shù)字化辦公領(lǐng)域占主導(dǎo)地位。目前微軟的Exchange能很好的達(dá)到這個目的。
(二)文檔管理
有了通信手段之后，數(shù)字化辦公還需要一個很好的文檔管理系統(tǒng)。
它的功能有：
1.通過詳盡的可擴展策略管理來控制文檔。定義自定義文檔管理策略，以便在項目級控制訪問權(quán)限，指定保留期和到期操作，并通過文檔審核設(shè)置來跟蹤內(nèi)容。與熟悉的客戶端應(yīng)用程序之間的策略集成使得依從工作對員工透明且更加簡便。與信息權(quán)限管理之間的集成可幫助確保更好地保護(hù)專有和機密信息，即使在未與服務(wù)器連接時也能更好地保護(hù)。
2.集中存儲、管理和訪問企業(yè)范圍內(nèi)的文檔。組織可在一個中心位置存儲和管理所有的業(yè)務(wù)文檔和內(nèi)容，用戶有一個統(tǒng)一的機制來瀏覽和查找相關(guān)信息�？梢孕薷哪J(rèn)的知識庫設(shè)置，以便添加工作流，定義保留策略以及添加新的模板和內(nèi)容類型。
3.簡化 Web 內(nèi)容的管理。提供易用的功能來創(chuàng)建、審批和發(fā)布 Web 內(nèi)容。母版頁和頁面版式提供了可重復(fù)使用的模板以保證一致的外觀。新功能可以讓企業(yè)將內(nèi)容從一個區(qū)域發(fā)布到另一個區(qū)域（例如，從協(xié)作網(wǎng)站發(fā)布到門戶），或者經(jīng)濟(jì)有效地管理多個 Intranet、Extranet 和 Internet 網(wǎng)站上的多語言內(nèi)容交付。
4.擴展整個組織內(nèi)的業(yè)務(wù)流程。Forms Services 驅(qū)動的解決方案可以更安全準(zhǔn)確地收集組織內(nèi)外的信息，而無需編寫任何自定義應(yīng)用程序的代碼。隨后，這些信息便可方便地集成到行業(yè)系統(tǒng)中，存儲在文檔庫中，用于啟動工作流程或者提交到 Web 服務(wù)，從而避免手動輸入數(shù)據(jù)所帶來的重復(fù)性工作和代價高昂的錯誤。
(三)輔助辦公
企事業(yè)單位可以根據(jù)自己的需要自定義一些服務(wù)，比如說會議管理、車輛管理、物品管理、圖書管理等等，在設(shè)計的時候可以采用統(tǒng)一的用戶管理登陸體制，實現(xiàn)一個用戶，登陸所有服務(wù)的功能。各個服務(wù)之間的數(shù)據(jù)也可以共享。
(四)決策輔助
通過已有的這些數(shù)據(jù)，采用一些現(xiàn)有的決策模型，領(lǐng)導(dǎo)可以更方便的做出一些決策。具體的實現(xiàn)可以采用目前比較實用的機器學(xué)習(xí)的算法，加上大量的數(shù)據(jù)分析。
三、移動數(shù)字化辦公
盡管移動辦公技術(shù)還遠(yuǎn)不夠成熟，但隨著互聯(lián)網(wǎng)的普及和移動通信的發(fā)展，移動辦公已經(jīng)正式走入辦公室。
移動辦公在技術(shù)上實現(xiàn)起來和普通數(shù)字化辦公的區(qū)別在于，通信，工作流，文檔管理，輔助應(yīng)用以及決策支持都需要在移動的情景中同樣適用。移動辦公有以下幾種解決方案：
(一)以筆記本電腦為主要實現(xiàn)形式的移動辦公解決方案。目前，移動辦公的主流設(shè)備當(dāng)數(shù)筆記本電腦。它輕薄便攜，功能齊全，甚至絕不亞于臺式機。帶著它出差在外，可以方便地上網(wǎng)、收發(fā)電子郵件，還可以和其他輔助設(shè)備相配合，實現(xiàn)所需要的移動辦公功能。
(二)利用中文短信息的移動辦公解決方案。由于WAP上網(wǎng)方式未能在中國得到推廣，實際上，WAP手機目前在移動辦公中所起到的作用還很小。不過，收發(fā)中文短信息卻成了目前比較普遍和現(xiàn)實的應(yīng)用，已經(jīng)有不少公司和具體移動辦公應(yīng)用相結(jié)合，做了各種開發(fā)。
短信服務(wù)目前發(fā)展得比較快，因為基本上任何手機在購買的時候就內(nèi)置了短信功能，只要向中國移動或中國聯(lián)通申請短信服務(wù)即可。但是也應(yīng)看到，由于受到手機顯示和短信息傳輸數(shù)據(jù)少的局限，在手機上所開發(fā)的移動辦公應(yīng)用還不可能十分豐富。
(三)加插無線上網(wǎng)卡，以CDPD方式上網(wǎng)的解決方案。這種方案只需在不同主機上插入相適配的無線上網(wǎng)卡，就可以在筆記本電腦、掌上電腦、具備無線通信功能的PDA等各種移動終端上運行，使這些終端設(shè)備的功能得到擴展。CDPD是當(dāng)今世界上最成熟的廣域無線數(shù)據(jù)通信技術(shù)。它基于TCP/IP的開放系統(tǒng)，支持高速移動（終端移動速率可高達(dá)100公里/小時），數(shù)據(jù)傳輸安全可靠，而且具有19.2kbps的通信速率和全雙工的通信方式。
CDPD目前在美國的服務(wù)范圍覆蓋了90%的人口及商業(yè)活動地點。通過CDPD方式無線上網(wǎng)，它改變了以往只有通過紅外線和WAP無線上網(wǎng)的局限。用戶只要身處CDPD網(wǎng)絡(luò)覆蓋的區(qū)域內(nèi)，使用現(xiàn)有的各種移動手持設(shè)備，就能在任何時候任何地方即時實現(xiàn)數(shù)據(jù)傳輸和信息查詢，協(xié)助用戶做到業(yè)務(wù)訂單即時處理、公司庫存或數(shù)據(jù)庫即時查詢、即時電子郵件收發(fā)、即時公司信息交換等功能。但是，需要指出的是，CDPD網(wǎng)絡(luò)的帶寬比較窄，數(shù)據(jù)傳輸速率相對較低，但完全可以用來傳輸簡短的信息。總體而言，在CDPD網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)開通的大城市，該項服務(wù)不失為實現(xiàn)移動辦公的選擇之一。
四、總結(jié)
從技術(shù)發(fā)展角度來看，特別是互連網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，安全技術(shù)的發(fā)展和軟件理論的發(fā)展，實現(xiàn)數(shù)字化辦公是可能的。從管理體制和工作習(xí)慣的角度來看，全面的數(shù)字化辦公還有一段距離，首先數(shù)字化辦公必然沖擊現(xiàn)有的管理體制，使現(xiàn)有管理體制發(fā)生變革，而管理體制的變革意味著權(quán)利和利益的重新分配；另外管理人員原有的工作習(xí)慣、工作方式和法律體系有很強的慣性，短時間內(nèi)改變尚需時日。盡管如此，全面實現(xiàn)數(shù)字化辦公是辦公自動化發(fā)展的必然趨勢。
參考文獻(xiàn)：
[1] http://baike.baidu.com/view/38368.htm
[2] 羅思群, 成理宙, 李京. 基于ExchangeServer的工作流實現(xiàn)機制[J]．計算機工程與應(yīng)用，2001(23)
[3] 王莉.網(wǎng)絡(luò)辦公自動化系統(tǒng)開發(fā)分析[J].寧夏機械，2006(4)
