關(guān)于人事檔案管理在人力資源管理中的作用研究
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人事檔案管理在人力資源管理中的作用
人事檔案是企事業(yè)單位、國家機關(guān)在人事管理活動中形成的用來記述和反映個人工作表現(xiàn)、個人經(jīng)歷的一些文字資料和其他形式的記錄。人事檔案是以單個個體為單位進(jìn)行集體收集和保存起來的，具有機密性和動態(tài)性，是單位全面考核人才、進(jìn)行職位晉升的重要依據(jù)。人事檔案是人力資源管理的重要組成部分，人力資源管理是指在人本思想指導(dǎo)下，運用科學(xué)的方法進(jìn)行合理的組織、培訓(xùn)與調(diào)配，對組織內(nèi)外相關(guān)人力資源進(jìn)行有效運用，使人力、物力能夠保持最佳的比例滿足組織當(dāng)前及未來發(fā)展的需要，從而能夠更好地實現(xiàn)組織的目標(biāo)。人力資源管理的目的是優(yōu)化資源配置，知人善任，將員工分配到合適的崗位上去，這個過程中不僅需要尊重和重視人才，更需要了解和熟悉人才，除了對人才的當(dāng)前表現(xiàn)進(jìn)行考核和評價之外，也需要對人才的過往經(jīng)歷和工作表現(xiàn)進(jìn)行全方位的了解，而這離不開人事檔案的信息支持和共享，科學(xué)的、有效的人事檔案管理可以幫助組織進(jìn)行人力資源的優(yōu)化配置。組織在進(jìn)行人力資源配置時，可以充分根據(jù)人才的專業(yè)、能力和特點，使其從事最適合的工作崗位，并促使人才在不同的部門、崗位和組織之內(nèi)進(jìn)行合理的流動，促進(jìn)組織單位的迅速發(fā)展。另外，通過對人事檔案的分析和了解，有助于組織了解本單位人才總體的狀態(tài)，結(jié)合組織未來發(fā)展的實際需要，制定科學(xué)、合理的人才需求計劃和招聘標(biāo)準(zhǔn)�？梢娙耸聶n案工作的成效直接影響到組織人力資源管理的效率。目前，由于各方面因素的影響，我國傳統(tǒng)的人事檔案管理滯后于經(jīng)濟(jì)社會的發(fā)展和現(xiàn)代人力資源管理的需求，人事檔案管理工作改革勢在必行。
1. 創(chuàng)新人事檔案管理理念，保障人事檔案知情權(quán)
人事檔案是人才信息資源的載體，其主要目的是服務(wù)組織、服務(wù)社會大眾，提高其利用價值。人事檔案中的很多信息和材料都是由個人來填寫和簽名的，這些信息屬于公開的信息資源，應(yīng)該取之于民、用之于民。但是，為了保證人事檔案信息的機密性，現(xiàn)行的人事檔案管理制度規(guī)定任何個人不得查閱與本人有關(guān)的人事檔案信息資料。因此，長期以來人事檔案一直處于比較神秘的地位，盡管每個人都參與了人事檔案的建檔工作，但大多數(shù)人對人事檔案的價值和作用是陌生的，這也是社會上很多“死檔”現(xiàn)象發(fā)生的主要原因。隨著社會發(fā)展和進(jìn)步，以及公民知情權(quán)的不斷提高，現(xiàn)代人對人事檔案的信息需求不斷增本文由畢業(yè)論文網(wǎng)http://www.78375555.com收集整理加，對于人事檔案管理者而言，要樹立現(xiàn)代社會的檔案服務(wù)意識，拿捏好人事檔案適度公開和機密安全的尺度，一方面向本人或者組織適當(dāng)公開人事檔案信息，提高檔案信息的流動性，提升人事檔案的價值。例如個人的學(xué)歷層次、黨齡、職務(wù)、年齡等資料都可以進(jìn)行公開。另一方面，也要保護(hù)好組織和個人的檔案隱私權(quán)，例如組織對個人的處分、考察等資料，以及個人身體狀況的隱私要絕對保密。
2. 加強人事檔案的時效性、完整性和真實性
人事檔案是單位在長期的人事管理活動中形成的、能夠反映人才個人情況、工作表現(xiàn)、德能勤績等諸多方面的內(nèi)容。人事檔案資料要具備完整性，不然就無法從檔案信息中來了解人才的能力、特點和工作表現(xiàn)等事項。然而，在一些機關(guān)事業(yè)單位中，人事檔案資料過于簡單，有時只有員工的一些基本資料，例如姓名性別、籍貫住址、學(xué)歷層次、工作經(jīng)歷、家庭成員等資料，缺乏最主要的對工作業(yè)績和工作表現(xiàn)的描述，這樣的人事檔案價值大打折扣，對人力資源管理的作用式微，也無法成為選拔和任用人才的重要依舊。因此，需要人事檔案部門加大對檔案資料的補充，建立完善的檔案資料搜集、登記和整理制度，將散落在各部門的、有價值的額檔案資料及時收集起來，保證檔案資料的完整性。同時要加大對檔案資料的審核力度，如果人事檔案資料不真實，將無疑是廢紙一堆，不僅起不到優(yōu)化人力資源的作用，反而會降低人才配置效率。而且越是年代久遠(yuǎn)的檔案資料，失真的可能性就越大，因此人事檔案工作者要提高檔案資料收集的效率，及時更新個人材料，增加近期人員培訓(xùn)和績效表現(xiàn)的材料。還要加大對檔案內(nèi)容的清查，去除一些虛假的、過時的材料，以方便一個人的全部實際情況能夠及時、準(zhǔn)確地被人力資源管理部門了解和認(rèn)識。
3. 提高檔案管理人員的素質(zhì)
人事檔案管理是一個專業(yè)性很強的工作，需要檔案工作人員具備較高的政治素質(zhì)、扎實的專業(yè)知識、踏實的工作作風(fēng)。因此，必須加強人事檔案人員隊伍的思想建設(shè)和業(yè)務(wù)建設(shè)，而且隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展和普及，計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在人事檔案工作中的應(yīng)用十分廣泛，新的檔案管理方式也不斷涌現(xiàn)，人事檔案從業(yè)者要熟練掌握計算機技術(shù)，熟悉網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下如何進(jìn)行人事檔案資料的收集、整理以及保密工作。這些都對檔案管理人員提出了新的要求和挑戰(zhàn)。一方面，需要檔案從業(yè)者提高服務(wù)意識，改變坐等上門的傳統(tǒng)思維，積極與各部門溝通和聯(lián)系，提高各部門對人事檔案工作重要性的認(rèn)識，及時、完整的獲得各種有效人事檔案信息;另一方面，單位要加大對檔案從業(yè)人員的培訓(xùn)，提高人事檔案管理工作人員的綜合素養(yǎng)，不斷充實有經(jīng)驗、責(zé)任心強的高素質(zhì)人才到檔案管理隊伍中，特別是要重點招聘一些懂得數(shù)據(jù)系統(tǒng)開發(fā)、設(shè)計和分析的人才，使得檔案管理工作走向網(wǎng)絡(luò)化、標(biāo)準(zhǔn)化的道路;同時加強對現(xiàn)有檔案從業(yè)人員的培訓(xùn)力度，提高其檔案管理的專業(yè)知識和技能，可以請一些檔案管理的專家來講座，可以建立“一幫一”的幫扶制度，讓有經(jīng)驗的老員工指導(dǎo)新入職的員工，也可以選派學(xué)習(xí)能力強的檔案從業(yè)人員到高校檔案管理專業(yè)進(jìn)行深造，最終使人事檔案工作為人力資源管理和為高層的決策提供更好的服務(wù)。
4. 利用先進(jìn)手段對人事檔案進(jìn)行現(xiàn)代化管理
隨著網(wǎng)絡(luò)時代的到來和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷提高，傳統(tǒng)的手工檔案管理模式越來越滯后于時代發(fā)展的需要。在手工檔案管理時代，人事檔案資料大多以紙張為主，需要占用一定面積的保管空間，而且對保管環(huán)境的要求也比較高，潮濕、悶熱的環(huán)境都可能造成紙質(zhì)資料的受損。而且在紙質(zhì)材料收集和整理過程中，也會出現(xiàn)資料的破損甚至丟失的狀況。另外，紙質(zhì)材料借閱和查詢起來非常麻煩，檔案資料利用成本高。當(dāng)前的人事檔案管理已經(jīng)步入了自動化、網(wǎng)絡(luò)化的時代，利用計算機，檔案管理人員可以將海量的資料存入電腦，建立數(shù)據(jù)化的檔案資料。單位要為檔案管理人員配置數(shù)碼照相和掃描等儀器，方便檔案管理人員迅速及時的處理檔案資料，不僅能提高工作效率，也會大大減輕檔案人員的工作強度。當(dāng)然，網(wǎng)絡(luò)是把雙刃劍，在給檔案工作帶來巨大便利的同時，也使得檔案工作面臨巨大的不安全狀況。有的檔案管理人員缺乏必要的網(wǎng)絡(luò)安全意識，也不懂得如何對人事檔案資料進(jìn)行加密和保護(hù)，造成一些重要的檔案資料泄露，給個人和單位帶來安全威脅;有的檔案管理人員工作責(zé)任性不強，由于操作不當(dāng)或者版本問題，造成大量電子資料無法閱讀。因此需要組織建立完善的檔案使用制度，對重要電子資料進(jìn)行保密存放，給專門檔案管理人員配置密碼和權(quán)限，其他人未經(jīng)許可不允許接觸裝有人事檔案資料的電腦。
5. 創(chuàng)新服務(wù)方式，構(gòu)建信息化平臺
雖然很多單位都使用了組織人事信息管理系統(tǒng)，人事檔案實現(xiàn)了信息化管理，但由于人事檔案信息管理系統(tǒng)是不允許接入公共網(wǎng)絡(luò)的，只是在組織人事部門內(nèi)部進(jìn)行數(shù)據(jù)共享，其他人員和部門無法登錄也禁止訪問，使人事檔案信息管理系統(tǒng)成為信息孤島，提供人事檔案信息利用的方式基本上還是“你查我找，你需要我提供”單一的服務(wù)方式。為推進(jìn)人事檔案工作向“資源建設(shè)型”、“服務(wù)網(wǎng)絡(luò)型”、“開發(fā)利用型”轉(zhuǎn)變，必須加快人事檔案信息網(wǎng)絡(luò)化步伐，以實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化為切入點，建立檔案信息數(shù)據(jù)庫和管理系統(tǒng)，建立由編研成果目錄、專題目錄、檔案目錄等組成的索引目錄數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)信息的海量存儲、長期積累和有效更新，并保持檔案的動態(tài)性。同時創(chuàng)新服務(wù)方式，通過網(wǎng)絡(luò)建立統(tǒng)一的信息交換與共享平臺，讓每個部門定期將檔案信息進(jìn)行上傳，由系統(tǒng)的管理員對各個學(xué)校分散的檔案資源系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化組合，利用網(wǎng)絡(luò)平臺使利用者能夠足不出戶方便快捷地查找到所需要的人事檔案信息，實現(xiàn)人事檔案信息資源有效共享，為人力資源管理提供真正所需的全面服務(wù)。
6. 結(jié)束語
人事檔案是我國人才主要信息的來源，是組織單位知人善用、選拔人才的重要手段。人事檔案的基本特性決定了其在組織的人力資源管理中的作用是不可替代的。在提倡服務(wù)型社會建設(shè)的今天，我們要充分發(fā)揮人事檔案管理的積極作用，把檔案工作延伸到發(fā)展的最前沿，積極拓展服務(wù)職能，為人力資源開發(fā)提供強有力的保障，促進(jìn)人力資源健康、和諧的發(fā)展。
