馬鋼設計院綜合管理信息系統(tǒng)建設研析
2016-04-27 17:12:04 安裝信息網(wǎng)
摘 要：馬鋼設計院有限責任公司是一家以冶金工程技術服務為主體的公司，2001年開始進行信息化管理工作建設，本文是幾年來的這方面工作概略描述和一些感想。
關鍵詞：設計 管理 信息化
一、概況
馬鋼設計研究院有限責任公司成立于2002年，注冊資本2050萬，是由馬鋼股份公司、馬鋼國際貿易公司和本院的自然人共同出資組成的有限責任公司，持有國家冶金、建筑、和環(huán)境工程甲級設計資質、工程監(jiān)理和工程造價甲級資質，從事工程設計、工程咨詢、工程監(jiān)理和工程總承包服務，設置冶金、軋鋼、機械、電氣與自動化、能源與環(huán)境保護和規(guī)劃6個專業(yè)設計研究所，職能管理部門8個，全院職工260多人，其中高級職稱的技術人員占職工總數(shù)的50%以上，2005年營業(yè)收入1.96億。
馬鋼設計院綜合管理信息系統(tǒng)是以工程設計項目管理為核心，由市場經(jīng)營、（設計）項目管理、檔案管理、人力資源管理、系統(tǒng)管理、客戶關系管理、綜合辦公管理等模塊組成。
二、MIS系統(tǒng)建設過程1、調研
（1）建設的時機的考慮
盡管行業(yè)協(xié)會在“十五”就提出設計企業(yè)信息化建設綱要，但是具體何時進行設計院綜合管理信息系統(tǒng)的建設，還是要認真地考量，其中CAD應用普及程度,硬件設施特別是網(wǎng)絡硬件的建設程度對建設時機還是有影響的。
（2）建設方式的考慮
當前，設計院MIS系統(tǒng)的建設方式主要有以下幾種方式：a）完全自主開發(fā)。很多大院，信息人才眾多，技術實力雄厚，往往采用這種方式。采用該方式有利于對系統(tǒng)的全面掌握，用戶的需求比較容易采集，對外界的技術依賴程度低，維護方便。b）咨詢合作開發(fā)。尋找一個對信息技術和企業(yè)的管理技術均比較了解的專業(yè)咨詢公司，由他來代表企業(yè)進行系統(tǒng)的建設管理，并負責對企業(yè)的培訓和系統(tǒng)開發(fā)企業(yè)的過程管理。3）完全委托，自我管理。這是我院采用的建設方式，這是我們根據(jù)我院的實際情況全面衡量后采取的策略。4）平臺引進，二次開發(fā)。就是從外部引入一個相對成功的基本成熟的平臺，自已略加二次開發(fā)后加以應用，一般這樣的基礎平臺的價格比較昂貴，而且對這個平臺的完全消化也不是短時間內就能實現(xiàn)的，此外對某個具體的企業(yè)來講，平臺軟件的功能可能有多余。
（3）體系平臺的考慮
在已經(jīng)建成使用的和在建的管理信息系統(tǒng)中，多采用C/S體系結構，但是考慮到技術的發(fā)展的趨勢，以及未來系統(tǒng)維護的方便性，我們認為最好采用B/S結構，隨著 ·NET技術的日益成熟和普及，堅定了我們的信心。
（4）行業(yè)現(xiàn)狀的調研
在建設部和協(xié)會的“十五”信息化工作指導方針的指引下，國內勘察設計行業(yè)MIS系統(tǒng)建設紛紛開始起步，與國外公司相比起步相對較晚，但是一批院還是取得了相當?shù)某晒�，在我們了解到的設計院中不少院在信息化建設方面各有特色、各有建樹。此外，我們還對與我們有業(yè)務接觸的國外工程公司的信息化工作進行了解，其中主要有德國的SMS 、比利時的CMI等，西方發(fā)達國家企業(yè)今天信息化的現(xiàn)狀應該就是我們努力追趕的方向，人家能做到的，我們也應該能做到。對中國的設計企業(yè)來講，與國外發(fā)達國家的工程公司相比，我們的主要差距在管理以及管理的信息化，技術上的差距不是主要的，這是我們研究分析國內、外的設計類企業(yè)后所得到的一個感受。
2、理清思路，統(tǒng)一認識，確立目標
理清思路，統(tǒng)一認識，確立目標是我們進行MIS系統(tǒng)建設的過程中首先要解決的問題。企業(yè)對MIS系統(tǒng)建設出于被動，思路不清楚，目標不明確，是很難取得成功的，實施過程中就會帶有很大的盲目性。我們在決定實施信息化建設首先明確的是：1）建設的目的：實施流程再造，提高主業(yè)工作效率；細化管理，以進一步提高管理水平和企業(yè)的競爭力；2）建設的目標（可測量）：實現(xiàn)CAD電子文件有效存檔，實現(xiàn)項目管理信息化的突破；
在設計類企業(yè)中搞信息化建設，首先從設計“項目管理”抓起，而不是先從通常的OA及人力資源管理起步，我們有自己的想法，即我們的做法是“先難后易”，而傳統(tǒng)的做法多是 “總體規(guī)劃、分步實施、先易后難”。而這種做法最大風險是：容易做的、可有可無的模塊先做出來了，而最難做的部分也是企業(yè)最核心、最需要的的部分，最后卻做不出來，信息化工作只得幾上幾下。最核心的業(yè)務管理問題一直沒能解決，這也是許多MIS建設失敗的模式，我們決定反其道而行，就是要避開這樣的怪圈。
3、認真做好需求分析
在院領導思想統(tǒng)一的前提下，院最高領導層對管理信息系統(tǒng)親自過問、親自管，同時適時結合BPR，這對軟件企業(yè)更快、更好地了解企業(yè)的業(yè)務流程是非常有利的，金慧公司在與我們的交流過程中，幾易其稿、在討論交流的過程中，雙方逐步達成了共識，把目標和思路都理清楚了。經(jīng)過重新改進后的流程與ISO9001貫標文件進行有機的協(xié)調，使業(yè)務流程文件化。
必須要說明的是：1）用戶的需求也不是一下子就能完全說明清楚的，即使說明清楚的流程也有變更的可能；2）只有用戶自己最清楚自己需要什么，只望軟件開發(fā)單位拿出來一個企業(yè)的流程方案是不可想象的，這樣做的結果很可能就是系統(tǒng)的失敗。我院的領導層和管理層在用戶需求階段投入大量的時間與軟件開發(fā)公司共同研究用戶需求和流程方案為我院MIS的成功打下了良好的基礎。
4、全院參與明確管理責任
管理信息系統(tǒng)的建設需要全體人員的參與，這就好比一個集體性質的體育項目，任何一個人的不投入都有可能影響最后的結果；當然MIS建設首先是一個“一把手”工作，企業(yè)的最高領導必須親自認真過問；我們還專門指定分管領導配合協(xié)調MIS建設工作；強調全員的參與，主要表現(xiàn)在對全體人員的培訓和考核；通過多種會議溝通和網(wǎng)絡宣傳的方式營造氛圍，說明MIS建設的意義和過程，以求得全院上下的共識；
5、分步推進最終走向集成應用
在系統(tǒng)正式使用之前，進行1個多月的過渡期（05年8月10—05年9月15日），在這期間，鼓勵大家使用系統(tǒng)，但是過渡期滿后，全院的項目管理只在一條路上進行，不搞旁路，就是必須從系統(tǒng)內組織項目管理和發(fā)圖，從項目任務的下達、項目的策劃、圖紙的設校審到圖文出版，沒有其它的路可走。這樣一方面促進大家對系統(tǒng)的快速掌握，二來促進軟件公司對系統(tǒng)進行全面的完善，三確保了CAD的圖紙的完全存檔。加上系統(tǒng)提供的電子自動簽名技術，使困困擾設計單位多年的CAD電子文件有效歸檔問題在我院得到初步的解決。
三、MIS系統(tǒng)建設現(xiàn)狀1、經(jīng)營計劃管理
經(jīng)營計劃管理主要是為經(jīng)營計劃管理部門提供一個項目信息、生產(chǎn)計劃、臺帳、合同信息、收費、客戶信息管理的工作平臺；具體業(yè)務功能包括：項目臺帳管理、生產(chǎn)任務下達（合同評審、領導審批、項目下達）、月度計劃管理、項目計劃檢查（可依項目、時間、部門、專業(yè)、個人等進行完成情況和在手項目情況的檢查）、項目收費管理、客戶信息管理、查詢統(tǒng)計等。項目任務的下達，將啟動項目管理眾多的流程，而項目信息又為財務收費和內部分配提供原始信息。
2、項目管理
項目管理子系統(tǒng)是整個系統(tǒng)的核心部分，也是開發(fā)與實施難度最大的一個部分。它為經(jīng)營、項目管理及專業(yè)設計生產(chǎn)部門提供了一個協(xié)同作業(yè)的機制，包括設計項目的進度計劃管理、生產(chǎn)過程人力資源管理、ISO質量管理、產(chǎn)品過程管理等，完全貫徹ISO9001質量管理體系的思想。主要內容有：項目策劃管理（WBS與OBS分解）、項目設計輸入與要求的下達、協(xié)作計劃的管理（制訂、執(zhí)行結果的檢查等）、專業(yè)協(xié)作資料互提管理（版本化管理）、設計成果上傳，三級校審核與專業(yè)會簽、電子簽名、ISO表單自動管理、圖文出版、電子文件歸檔、生產(chǎn)過程中間環(huán)節(jié)的實時檢查等。
3、人力資源管理
人力資源系統(tǒng)作為整個系統(tǒng)的重要組成部分，是其他業(yè)務系統(tǒng)的基礎模塊，為其他系統(tǒng)的應用提供人力資源支撐，其它業(yè)務系統(tǒng)有關人員的信息都構建在這個系統(tǒng)之上，所以該模塊的設計和規(guī)劃需要考慮其他業(yè)務系統(tǒng)的需要，所有業(yè)務系統(tǒng)的人、崗位和組織信息都來自該模塊，項目管理等其他業(yè)務模塊也需要將有關結果性的數(shù)據(jù)傳回給人力資源系統(tǒng)，比如員工業(yè)績等。
4、圖檔管理
從項目管理系統(tǒng)中輸出的產(chǎn)品（CAD文件等），自動進入圖檔管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)具有檔案管理、科技檔案在線查閱（按權限與密級）、檔案下載（按權限與密級）、復用與再利用等功能，與傳統(tǒng)的檔案系統(tǒng)相比，其具有查閱快捷，再用方便的特點，直達個人桌面的應用，為管理部門及內部用戶提供非常便捷的平臺。
5、綜合辦公管理及其他
目前我院的MIS還設有以下一些功能模塊，如通常的辦公信息、網(wǎng)站管理、權限管理、個人工作平臺（任務管理，郵件管理，工作報警，個人設置，個人查詢）管理、企業(yè)論壇等；由于這些系統(tǒng)多不影響核心業(yè)務流程（項目管理）的運行，還有待進一步開發(fā)完善，畢競系統(tǒng)的完善和優(yōu)化是沒有止境的。
四、存在的問題1、現(xiàn)有系統(tǒng)功能有待進一步完善。
管理信息系統(tǒng)的功能，一方面是工作協(xié)同平臺，也應該是一個信息和知識快速獲取的平臺，以便實施有效的管理和調度，更進一步應為實施有效的決策提供支持（DSS），為快速提高工作速度和工作質量提供方便（KB），目前系統(tǒng)在快速提供信息方面還有進一步優(yōu)化和改進的空間；
企業(yè)管理最難的是人的管理，而人員管理中最難的是對人的評價。我院MIS運行的結果目前還沒有完全進入人力資源管理系統(tǒng)，同時業(yè)績考評模型也處在探索階段。如何依托信息系統(tǒng)提取的數(shù)據(jù)實施有效、科學的考評，是我們系統(tǒng)完善的一個方向。
目前系統(tǒng)的三級校審采用兩條腿走路——硬拷貝與電子文件同時進行，由于計算機屏幕較小，審閱圖紙要完全基于網(wǎng)絡進行較為困難，硬拷貝提供查閱的方便，而MIS系統(tǒng)則保證工作過程的真實和評審意見、技術版本的管理有序。這個問題要完全指望MIS本身來解決，困難較大，但是基于計算機網(wǎng)絡環(huán)境下的工程設計審批作業(yè)如何有效的實施將是一個有意義的課題。
此外,用戶界面的友好性和操作的方便性方面還有較大的改進空間；
2、人員對MIS系統(tǒng)的適應性有待進一步提高。
對工程設計企業(yè)來講，人員的工作方式從傳統(tǒng)的面對面的交流，轉向大多基于網(wǎng)絡的交流，是一個較大的變革，如何適應這個變化對每個人都至關重要，此外還要碰到傳統(tǒng)模式下不曾有的問題，如人員外出如何辦？異地辦公的身份確認等。
3、系統(tǒng)的安全性需要加強。
隨著信息系統(tǒng)應用的深入，安全問題也更加突出。系統(tǒng)的安全包括網(wǎng)絡平臺本身的安全和數(shù)據(jù)的安全，這一方面要加強人員的安全意識教育，建立嚴格的保密管理制度，防范竊密和泄密，保護知識產(chǎn)權不受侵犯，此外還要在軟、硬件系統(tǒng)的建設上進一步加強安全機制。
4、更多的產(chǎn)品要管理
到目前為止，我們僅對工程設計管理進行了討論，有關工程監(jiān)理和工程總承包的管理尚沒有開始，而工程總承包工作將是設計型企業(yè)未來發(fā)展的一個重點領域。
五、結 語
企業(yè)信息化建設對具體一個企業(yè)來講，可能是一項前所未有的事業(yè)，遇到的困難自然也是前所未有，也許這就是為什么企業(yè)信息化工作失敗案例多于成功案例的原因。在我國，勘察設計企業(yè)的信息化工作最近才剛剛興起，勘察設計協(xié)會“十一五”信息化工作指導思想為我們的工作指明努力的方向，就企業(yè)自身而言，信息化工作絕對是一個“一把手”工程，如果沒有領導層思想的高度一致，沒有明確的目標,并以目標驅動的方式進行強力推進，要取得實效的確比較困難的。
此外，企業(yè)的信息化工作是一個開創(chuàng)性的工作，要求企業(yè)與軟件技術的提供者（軟件公司）密切合作，充分溝通，用雙贏的心態(tài)進行合作，單純地指望單方完成這項工作基本是不可能的，一個合格的軟件來自雙方的努力，同樣一個合格軟件的成功的應用也依賴雙方的合作，這一點是管理類軟件不同于其他軟件的特點，畢竟是“管理”信息系統(tǒng)，而實施“管理”的主要方面在企業(yè)而不在軟件公司。
應用無止境，信息化工作的建設也是一個動態(tài)的過程，只有開始沒有結束，我們將繼續(xù)努力搞好我院的信息化建設工作，與設計同行業(yè)一道，為我們共同事業(yè)的而努力。
關鍵字：建筑
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