淺談企業(yè)電子檔案建設
網絡技術的發(fā)展使得計算機的應用滲透到了企業(yè)日常各項管理的實踐中，社會化的電子檔案管理由此受益。檔案管理的對象是企業(yè)為數眾多的內部資料，具有數量多、要求質量高、處理環(huán)節(jié)復雜的特點，在社會化的趨勢下，電子檔案以其智能化、數字化、集成化的優(yōu)勢有效滿足了企業(yè)的高標準要求。
一、相關概念綜述
（一）社會化
社會化就是指企業(yè)將自己的部分業(yè)務外包到社會，利用社會專業(yè)化優(yōu)質資源實現自己外包業(yè)務的高效運作。社會化的實現一般是立足于兩方面的條件。首先，基于企業(yè)成本核算這一層面考慮，借助于自身來解決所有業(yè)務環(huán)節(jié)低效化問題，則會耗費大量成本，從而會直接阻礙核心業(yè)務環(huán)節(jié)的發(fā)展，將非核心的業(yè)務環(huán)節(jié)外包出去，就會起到“雙贏”的目的。其次，從社會外包承接單位而言，具有專業(yè)化水準的外包承接單位在人力資源建設、技術條件、服務質量等方面都會使企業(yè)無法企及，在為企業(yè)提供高效化外包服務的同時，促進自身經濟效益的提高。[2]
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電子檔案與紙質檔案是相對應的一種概念，即是使用計算機磁盤來存儲檔案信息的系統，電子檔案與傳統的紙質檔案具有較大的區(qū)別，從存儲的形式、存儲的容量等方面來予以闡述。從存儲的形式來說，電子檔案主要是將紙質的檔案信息利用光盤、以字節(jié)、比特方式存儲在電腦網絡上，繼而是以文字、數據、圖像、表格或是符號的形式予以呈現出來；從存儲容量這一視角來分析，相對于紙質檔案，電子檔案具有非同尋常的存儲容量，舉例來說，一張光盤的存儲容量可以達到600 MB―4000MB，相當于350000張A4打印紙的紙質檔案信息，除此之外，電子檔案還在存儲的安全性、外顯的形象性等方面具有顯著優(yōu)勢。
二、社會化視角下企業(yè)電子檔案管理
在企業(yè)實施電子檔案管理實踐中，會因為自身不具有相應人力資源與技術條件而將電子檔案管理實施外包，利用社會專業(yè)化的力量所實施的電子檔案管理，就是社會化視角下企業(yè)電子檔案管理。社會化視角下企業(yè)電子檔案管理主要劃分為以下幾個類別。
首先，電子檔案軟件的社會化。即企業(yè)與軟件制造商進行充分協作，將電子檔案軟件管理系統的研發(fā)外包給這一制造商，使之可以為企業(yè)提供具有個性化要求的電子檔案軟件管理系統。
其次，數字檔案館的社會化。即將數字檔案館的建設與維護、電子檔案光盤、磁盤的壓縮與制作、數據庫的構建等都外包給社會專業(yè)電子檔案建設企業(yè)，從而使得數字檔案館的運作更具有數字化的特點。
最后，電子檔案資產與人力資源管理的社會化。這一模式指的是企業(yè)將自己的電子檔案資產與人力資源管理完全外包給社會中專業(yè)電子檔案管理商，這一模式具有高度的社會化特點，企業(yè)只是起到監(jiān)管性的作用，但是其缺點就是在保障電子檔案運作效率的同時也容易使檔案數據信息存在泄露的危險。
三、社會化視角下企業(yè)電子檔案建設的現狀
企業(yè)的電子檔案主要是包括企業(yè)內部的資料，這些資料涉及日常業(yè)務、內部規(guī)制、人力資源建設等諸多方面的文件、圖片，以及影像資料等， 在存儲的時候，往往就是將紙質檔案的資料壓縮為字節(jié)、比特等方式存儲在磁盤、光盤或是磁帶等介質中，在閱讀的時候則是利用閱讀器進行解壓下載，最終提取。[3]在社會化的大背景下，企業(yè)的電子檔案的發(fā)展取得了較為顯著的成績，但是也存在諸多的問題，下面就從這兩個方面予以闡述。
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降低企業(yè)檔案管理的成本，提高資源利用實效。對于企業(yè)來說，檔案管理是其必不可少的環(huán)節(jié)之一，這一環(huán)節(jié)將會在提升其人力資源管理管理效能方面發(fā)揮作用，但是，基于檔案管理自身所具有的復雜性與繁瑣性特點，就使得企業(yè)在落實電子檔案管理的實踐中具有不少的障礙，尤其是在電子檔案數據庫的構建、軟件的配置、網站的設計與維護等方面嚴重滯后，這就使得社會化的電子檔案管理優(yōu)勢凸顯。通過電子檔案管理的社會化，就可以使得企業(yè)不必在電子檔管建設方面注入過多的資本，社會化的電子檔案外包承接單位會以自己高質量的服務與高水平的技術完成企業(yè)個性化的要求，以此實現電子檔案資源的高效化運作。
促進社會分工協作的細化與資源的有效配置。從當前社會分工層面來進行分析，電子檔案的社會化實質上就是社會分工協作的結果，企業(yè)可以將自己非核心的環(huán)節(jié)外包出去，在實施社會化的進程中節(jié)約了自己的成本資源，從而使自己可以集中更多的資源從事核心產業(yè)與經營，這對于社會的發(fā)展是有利的。因為企業(yè)本身就是社會的一個有機組成部分，在社會資源的配置的視角來說，資源的專業(yè)化使用將會促進資源產生更大的效益，據此而言，電子檔案的社會化就會使得社會上的電子檔案管理的人力資源、物力資源集中到了某一個部門或是社會的節(jié)點，由此達到資源有效配置的目的。
（二）社會化視角下企業(yè)電子檔案建設存在問題
企業(yè)電子檔案的社會化程度不夠。一些企業(yè)雖然也致力于電子檔案的社會化，但是僅僅是將無關緊要的電子檔案推向了社會外包商，而將大部分的電子檔案留在本單位處理，但是基于本單位的電子檔案建設與管理的技術人員匱乏等諸多原因，從而使得電子檔案數據庫建設與運作、電子檔案資料的壓縮與下載技術支撐等都無法達到要求，從而大遲緩了電子檔案作用的發(fā)揮，甚至于出現了“走倒車”的現象，一些企業(yè)又回到了檔案管理的紙質化時代。 企業(yè)對電子檔案的社會化的監(jiān)管弱化。在一些企業(yè)的管理者看來，檔案管理本身就是一個無關緊要的工作，相對于企業(yè)的生產經營部門，檔案管理部門無法創(chuàng)造價值，于是將檔案管理部門置于后勤管理體系。在信息化的時代，企業(yè)管理者根據上級的要求實施電子檔案社會化的管理，這在一定程度上滿足了管理者簡化環(huán)節(jié)，集中力量發(fā)展生產的要求，但是在具體的實踐中卻采取了“一推了之”的策略，即將企業(yè)電子檔案的資源以及管理的權限完全推給了社會，自己不負擔任何的監(jiān)管職責，對于電子檔案管理的社會化管理的狀況不聞不問，這就極易導致管理失控的危險，甚至于會使數據信息泄露風險加大。
電子檔案社會化的安全保障能力不足。電子檔案的外包承接單位一般會將不同單位的電子檔案資源集中進行管理，但是，不同企業(yè)的電子檔案的格式與軟件會有較大的差別，互不兼容的處理系統容易導致數據信息的丟失或是被篡改，從而會給企業(yè)造成一定的損失，再者，一些電子檔案的外包承接單位本身技術水平不夠，在軟件設計的時候，諸如防火墻的設計還處于低級階段，無法有效阻止黑客的侵入，數據信息被竊取的問題由此而出現，這就會大大損害電子檔案的外包承接單位的信譽。
四、社會化視角下企業(yè)電子檔案建設前景展望
�。ㄒ唬╇娮訖n案社會化深度得到拓展
對于企業(yè)的管理者而言，電子檔案的社會化是一個事關企業(yè)發(fā)展全局的工作，不僅會起到優(yōu)化檔案管理工作本身的作用，更為重要的是會促進企業(yè)各項工作，尤其是企業(yè)的戰(zhàn)略規(guī)劃、人力資源管理等工作的開展，因此，就應該將電子檔案社會化的建設放置在企業(yè)發(fā)展全局層面予以認知，高度重視、認真規(guī)劃，就會促使電子檔案社會化深度得到拓展。
�。ǘ┢髽I(yè)對電子檔案社會管理單位工作監(jiān)管逐漸強化
對于企業(yè)來說，原有的“只放不管”的工作模式已經過時，社會化的“放”與有條件的“管”結合起來成為企業(yè)實施監(jiān)管的必由之路。具體來說，在企業(yè)將電子檔案實施社會化管理的實踐中，從“整合社會資源、提升電子檔案管理有效性”的大原則出發(fā)，與外包承接單位緊密協作，依托外包承接單位技術優(yōu)勢、人才優(yōu)勢等實現企業(yè)電子檔案工作的健康發(fā)展，但是，為明確雙方的權利與義務，應該是簽訂具有法律效力的文本，其中體現出企業(yè)所擔負的主體監(jiān)管的責任，這就會對外包承接單位形成約束力，使之著力于改善自己的服務質量，以此贏得更多的客戶。
（三）電子檔案社會化的安全保障能力進一步提升
電子檔案社會化安全保障能力是促進社會化管理實效發(fā)展的一個十重要的部分，電子檔案數據信息的安全是檢驗電子檔案社會化保障能力的一把標尺，電子檔案外包承接單位在工作的實踐中，為保障企業(yè)電子檔案的數據信息不被竊取，就要在局域網建設、軟件設備的升級換代、防火墻與電子狗的設置等諸多方面增加資金投入、推進技術水平的不斷升級，以此達到規(guī)避被黑客攻擊的目的。[4]
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