簡述醫(yī)院后勤設(shè)備檔案的建設(shè)和管理
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一、醫(yī)院后勤設(shè)備檔案管理的意義與必要性
近年來，隨著現(xiàn)代化進程加快，人民生活水平提高和經(jīng)濟的飛速發(fā)展，很多醫(yī)院為了能夠滿足現(xiàn)代化醫(yī)院建設(shè)的各項需求，提高醫(yī)療科研水平，為患者和醫(yī)護人員提供舒適的就醫(yī)環(huán)境和工作環(huán)境，在進行新建、改擴建門診大樓、住院大樓的同時，也新購置了大量的先進設(shè)備，以我院為例，目前個院區(qū)的后勤設(shè)備分為配電樓空、鍋爐熱力、制冷空調(diào)、制氧供氣、污水處理、電梯6個班組，共計6000余臺設(shè)備，數(shù)量龐大、種類繁多。對于后勤部門，就要做好這些設(shè)備的管理工作，來保障院區(qū)冷暖氣電的正常運行，而設(shè)備管理的基礎(chǔ)就是設(shè)備檔案的建設(shè)和管理，其建設(shè)質(zhì)量和管理水平將直接影響設(shè)備管理的相關(guān)工作，所以加強設(shè)備檔案的建設(shè)和管理對于后勤部門是至關(guān)重要的，需要引起高度重視。
那么，什么是設(shè)備檔案呢？設(shè)備檔案是在設(shè)備的購置、安裝、調(diào)試、使用和維修過程中逐漸積累形成的，具有參考和保存價值的各種形式的材料，稱為設(shè)備檔案。它是一臺設(shè)備整個使用周期中所有記錄信息的匯總，是設(shè)備管理人員進行管理、運行、調(diào)研、查證的重要參考依據(jù)。對于本身設(shè)備來說，設(shè)備檔案從一臺設(shè)備啟用開始，將記錄設(shè)備的所有相關(guān)信息，如型號、規(guī)格、安裝位置、維修記錄、檢驗記錄等一一記錄在案，為設(shè)備如何制定維修計劃、是否需要報廢更新，給管理者提供有效參考。
�。ㄒ唬┰O(shè)備建檔的重要意義
設(shè)備檔案的建立和管理對推動醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展具有十分重要的意義，它是醫(yī)院后勤保障動力運行的第一手材料，最基本的任務(wù)是記錄設(shè)備使用過程中各種信息。由于醫(yī)院工作有其特殊性，醫(yī)護人員救死扶傷，幫助患者擺脫病魔的困擾需要后勤部門的全力支持，因此對水電氣冷暖等動力設(shè)備有著相當(dāng)高的要求。醫(yī)院后勤設(shè)備具有一次性投資大、使用周期長、管理環(huán)節(jié)多、內(nèi)外協(xié)作關(guān)系復(fù)雜的特點，因而形成的檔案有多種形式、數(shù)量龐大、保存和利用價值高。這些設(shè)備檔案既為醫(yī)院的建設(shè)、維修、管理服務(wù)，又為醫(yī)院的經(jīng)濟建設(shè)和醫(yī)療事業(yè)的不斷發(fā)展服務(wù)，為歷史追溯、糾紛查證以及技術(shù)調(diào)研等提供重要材料，它不僅服務(wù)于現(xiàn)在，也有利于未來，因此，后勤部門建設(shè)設(shè)備檔案的意識應(yīng)該逐漸增強。
�。ǘ┰O(shè)備建檔的必要性
設(shè)備正常運轉(zhuǎn)，動力穩(wěn)定供應(yīng)是醫(yī)教研工作順利進行，提高醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量，為患者提供良好舒適的就醫(yī)環(huán)境的重要保證。在動力供應(yīng)中，水電氣冷暖等各個方面都有大量的專業(yè)設(shè)備、特種設(shè)備，又因為院區(qū)的建設(shè)時間不同而品牌不同、型號各異。那么如何管好用好這些設(shè)備，提高設(shè)備的有效使用率，降低設(shè)備故障率，延長設(shè)備的使用周期呢？這就要求管理部門必須建立起較為全面的設(shè)備檔案，并輔以科學(xué)有效地管理。設(shè)備檔案的建設(shè)意義本就是為了在設(shè)備的采購、使用、維修及管理等工作中能夠被充分利用，大幅提高設(shè)備管理工作效率，更好地發(fā)揮出管理效益，例如通過查看設(shè)備檔案資料，根據(jù)其維修記錄，對較為貴重的設(shè)備采取預(yù)防性維修，充分做好維修前的準(zhǔn)備工作以減少因停機檢修對正常工作的影響，減少無謂的維修費用，消除可能的事故隱患等。因此，建設(shè)好管理好設(shè)備檔案對于后勤部門是十分必要的。
二、醫(yī)院后勤設(shè)備檔案管理的現(xiàn)狀及突出問題
目前，很多醫(yī)院對于醫(yī)療設(shè)備的建檔管理工作做得比較深入，從采購到安裝，從調(diào)試運行到到維護修理，從報廢到拍賣，都有著較為完善的規(guī)章制度和操作流程，管理和監(jiān)督都十分到位。相比之下，對于后勤部門的設(shè)備建檔管理工作多少有些輕率敷衍，沒有像醫(yī)療設(shè)備那樣引起應(yīng)有的重視，沒有設(shè)置專門的部門并配備專業(yè)的人員來管理操作，沒有引入現(xiàn)代化、規(guī)范化的工作模式。設(shè)備檔案的建設(shè)和管理存在著諸多突出的問題，平時的查找借閱還可以應(yīng)付，一旦出現(xiàn)問題需要用到某臺設(shè)備的一系列檔案資料就會手忙腳亂，不能系統(tǒng)的高效的做好設(shè)備管理工作。
�。ㄒ唬┰O(shè)備檔案意識淡薄，資料收集不完整
醫(yī)院后勤沒有設(shè)置專門的檔案管理部門，有些檔案資料僅存于建設(shè)時廠家手中，部分工程項目實施后檔案未能及時進行歸類整理、存檔，導(dǎo)致建設(shè)后資料不齊全或不完整。由于后勤隊伍流動性大，人員不是非常穩(wěn)定，使檔案資料管理工作容易脫節(jié)，檔案管理職責(zé)沒有落實到具體人員，權(quán)利責(zé)任不明晰，導(dǎo)致對檔案資料不聞不問，以至于檔案資料流向不清，甚至丟失。
�。ǘ┤狈ο到y(tǒng)的設(shè)備檔案歸檔流程和規(guī)范的管理制度
后勤部門檔案制度不明確，缺乏系統(tǒng)的設(shè)備檔案規(guī)檔流程，沒有明確的交接資料標(biāo)準(zhǔn)，缺乏統(tǒng)一的歸口管理。在實際工作中，經(jīng)常出現(xiàn)院區(qū)建設(shè)后基建部門轉(zhuǎn)交什么資料就接收什么資料的情況，有些資料與實際設(shè)備不相符，有些設(shè)備甚至沒有相關(guān)資料，有些資料對于設(shè)備使用和維護沒有利用價值，這些都從根源上造成資料不夠系統(tǒng)、完整，另外，有些設(shè)備因其特殊性，既屬醫(yī)療設(shè)備又屬特種設(shè)備，交接時容易因歸口負責(zé)不明確而出現(xiàn)互相推諉沒有負責(zé)的情況。
建檔工作沒有系統(tǒng)性，缺乏統(tǒng)一編制要求和歸檔程序，導(dǎo)致檔案資料與實際記錄可能不匹配，查找起來費時費力。沒有配置專業(yè)的檔案管理人員，對于接收和借閱檔案資料沒有相關(guān)的規(guī)定進行約束并有效執(zhí)行。有些資料接收時沒有及時梳理清楚，日后如有當(dāng)事人員變化、存放位置轉(zhuǎn)移、資料長期擱置不檢查等，這些資料將再次整理時將無證可查。
�。ㄈ┬畔⒒潭鹊停O(shè)備檔案沒有發(fā)揮真正功效
目前，包括醫(yī)院在內(nèi)的很多單位還處于僅有紙質(zhì)資料的歸檔和管理，沒有引入信息化、網(wǎng)絡(luò)化，利用軟件建立數(shù)據(jù)庫和使用平臺，管理人員不能共享設(shè)備的檔案資料信息，即時查閱設(shè)備維修記錄等信息。紙質(zhì)資料是非常普及的資料載體，但紙質(zhì)資料容易在頻繁翻閱查看后出現(xiàn)污漬、破損、遺失的情況，有些資料如圖紙是與設(shè)備一一匹配的，僅此一份，一旦損毀將無法彌補。在資料歸檔后，檔案基本處于放在檔案柜存儲的狀態(tài)，真正需要學(xué)習(xí)資料的運行值班人員和維修人員很少有機會接觸到設(shè)備資料，使得設(shè)備檔案變成了擺設(shè)，沒有發(fā)揮其真正功能，變相成為檔案資料的收集儲藏，只增徒勞而沒有意義。 三、對醫(yī)院后勤設(shè)備檔案管理的建議
（一）規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化設(shè)備檔案建設(shè)
后勤部門管理追求科學(xué)化、精細化，醫(yī)院后勤部門的管理更是如此，對于設(shè)備檔案也需要規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的管理。每一臺設(shè)備的使用周期都經(jīng)過安裝、運行、維修、報廢這四個階段，設(shè)備檔案管理工作應(yīng)隨著設(shè)備的所處階段來進行收集相關(guān)資料，嚴格把關(guān)。
首先，明確歸檔時間，及時進行資料收集。新的設(shè)備增加基本上可分為兩種情況，一是隨基建項目安裝的設(shè)備，應(yīng)與基建項目檔案一起歸檔后，再移交到設(shè)備運行管理部門，形成相應(yīng)的設(shè)備檔案，二是設(shè)備運行管理部門單獨購置的設(shè)備，其相關(guān)檔案材料應(yīng)在購置后及時進行歸檔。隨基建項目安裝的設(shè)備，在移交資料時需要特別注意壓力容器、電梯等特種設(shè)備，資料中應(yīng)包含安裝前在技監(jiān)局辦理的安裝告知書等手續(xù)材料，以便于日后管理中特種設(shè)備的年檢工作。單獨購置的設(shè)備，應(yīng)在購置安裝后，向設(shè)備廠家或安裝單位將所有設(shè)備資料收集齊全，整理編排，登記建檔。
其次，標(biāo)準(zhǔn)化歸檔范圍，盡量保證資料齊全。根據(jù)設(shè)備檔案的管理，結(jié)合實際情況，一般歸檔資料由兩部分組成：設(shè)備購置過程中形成的檔案和設(shè)備運行過程中形成的檔案。設(shè)備購置過程中形成的檔案主要包括購置申請、論證記錄、購買發(fā)票復(fù)印件、安裝調(diào)試及驗收報告、設(shè)備操作保養(yǎng)及維修說明、隨機技術(shù)資料等。設(shè)備購置后，從開箱驗收開始，一方面要檢查設(shè)備實物是否滿足合同要求及廠家所承諾的質(zhì)量要求，另一方面就要檢查設(shè)備的隨機科資料是否完整、齊全、系統(tǒng)。購置過程中形成的材料主要有：設(shè)備出廠清單；開箱驗收記錄；驗收報告；購買發(fā)票；設(shè)備說明書；產(chǎn)品合格證；安裝調(diào)試及維修手冊（或類似文件）；設(shè)備裝配圖紙（壓力容器必須提供完整設(shè)計制造圖紙）；安裝說明等其他資料。設(shè)備運行使用過程中，資料應(yīng)由運行值班人員及維修人員負責(zé)提供并收集，用于記錄設(shè)備在日常運行過程中的狀態(tài)，包括：維修保養(yǎng)計劃；設(shè)備定期檢驗記錄；設(shè)備維修保養(yǎng)記錄；維修驗收單；相關(guān)能源計量統(tǒng)計信息等；設(shè)備的事故處理記錄等。這些資料可按季度或按年度歸入設(shè)備檔案，作為原始材料為以后提供證據(jù)。在設(shè)備故障頻發(fā)，失去大修價值，需要報廢時，如報廢審批表、廠家或?qū)I(yè)單位的報廢鑒定報告等相關(guān)資料也需要在報廢后存入該設(shè)備的檔案中。這樣，每一臺設(shè)備從購置到報廢，每個階段都有相應(yīng)的資料證明其狀態(tài)，其中第一手材料由各班組負責(zé)人做好收集和整理工作，按季度或年度交付設(shè)備檔案管理人員，相互配合做好資料的歸檔工作。
�。ǘ┙ㄔO(shè)動態(tài)設(shè)備檔案，充分支持設(shè)備管理
以往建立的設(shè)備檔案都是靜態(tài)的，整個過程就是收集資料，整理編制，歸檔儲存，設(shè)備檔案管理工作似乎是獨立的，和其他工作很少關(guān)聯(lián)。而我們建立設(shè)備檔案的目的是為了讓其為設(shè)備管理工作服務(wù)，把設(shè)備檔案視為設(shè)備監(jiān)測器，通過設(shè)備檔案定期和不定期地檢查設(shè)備質(zhì)量、運行狀況和維修保養(yǎng)記錄，提高設(shè)備的利用率，降低設(shè)備的故障率和運行成本，延長設(shè)備的使用周期，最大化經(jīng)濟效益，最大限度地發(fā)揮設(shè)備檔案在設(shè)備管理和后勤保障中的積極作用，所以要建設(shè)動態(tài)的設(shè)備檔案，充分的支持設(shè)備管理工作。
動態(tài)的設(shè)備檔案可分為縱向的動態(tài)和橫向的動態(tài)，其目的都是為了隨時掌握全院設(shè)備的運行動態(tài)，為設(shè)備合理及高效使用、維修、保養(yǎng)提供依據(jù)，為計劃更新設(shè)備及合理選型提供科學(xué)的參考，為設(shè)備效益分析提供材料，進而為設(shè)備的科學(xué)管理提供依據(jù)。
縱向的動態(tài)是設(shè)備檔案自身的及時更新，保持與實際情況相一致，有設(shè)備新增和報廢都及時變動設(shè)備檔案，讓設(shè)備管理人員對現(xiàn)有設(shè)備有一個真實的清楚的了解。橫向的動態(tài)是設(shè)備檔案管理工作與設(shè)備管理工作相結(jié)合，利用設(shè)備檔案對設(shè)備的運行、維保、改造、報廢、更新、選型等方面進行科學(xué)、技術(shù)、經(jīng)濟的決策分析。
在設(shè)備管理工作中，通過分析設(shè)備檔案中的維修記錄，可以評估設(shè)備的利用率、故障率、運行可靠性分析，總結(jié)設(shè)備經(jīng)常出故障的部位，經(jīng)常維修更換的配件，進行預(yù)測性的運行診斷，掌握設(shè)備的運行狀態(tài)，提前進行維修或更換配件，消除安全隱患。根據(jù)維修的頻率、維修費用、耗材儲備以及設(shè)備的運行狀態(tài)，可以合理地安排下一年的預(yù)算，減少無謂的投入，降低運行費用。
動態(tài)的設(shè)備檔案可用于制定設(shè)備的維修保養(yǎng)計劃。設(shè)備在運行過程中，通過設(shè)備檔案中的參數(shù)可以結(jié)合實際情況，制定設(shè)備的日常保養(yǎng)計劃，多長時間做一次保養(yǎng)，購買多少備用耗材。在設(shè)備經(jīng)過多次維修后，性能會出現(xiàn)大幅下降，動力不足、耗能陡增，需要進行大修。根據(jù)設(shè)備檔案的技術(shù)資料分析，或許設(shè)備的性能還可以通過配件更換等方法恢復(fù)，在技術(shù)層面上還可以繼續(xù)使用，而通過設(shè)備檔案中的維修記錄分析，估計進行大修后繼續(xù)使用的費用投入，綜合考慮并安排是否進行大修或如何進行。
動態(tài)的設(shè)備檔案可用于確定設(shè)備改造的最佳方案。當(dāng)設(shè)備效能降低，技術(shù)性能不能滿足實際需求，或建設(shè)后運行時，發(fā)現(xiàn)設(shè)備選型不恰當(dāng)，或設(shè)備效能有大馬拉小車的情況，有節(jié)能空間時，都需要對設(shè)備進行改造。在設(shè)備改造時要確保不打破系統(tǒng)整體的平衡，哪些設(shè)備需要更換，哪些設(shè)備可以繼續(xù)使用，系統(tǒng)整體設(shè)計有哪些要求，會不會影響管道、電纜的整體配置等等因素，通過設(shè)備檔案的分析，能夠?qū)μ岢鲎罱?jīng)濟最佳的改造方案提供充分參考。
動態(tài)的設(shè)備檔案還可用于綜合分析設(shè)備的報廢和更新的最優(yōu)選型。當(dāng)設(shè)備報廢或需要增加新設(shè)備時，要根據(jù)原有設(shè)備的檔案資料，對設(shè)備的技術(shù)性能、經(jīng)濟性能進行綜合分析，確認舊設(shè)備是否真的需要報廢，是否具有維修使用價值，同時選擇既能滿足實際運行要求，又有很好經(jīng)濟效益的綜合性最佳機型。
�。ㄈ╇娮踊⒕W(wǎng)絡(luò)化設(shè)備檔案建設(shè)
隨著信息化的普及，網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用早就廣泛應(yīng)用于日常生活中，網(wǎng)絡(luò)掛號、遠程診斷早已不是難事。設(shè)備檔案的電子化進程也應(yīng)加快，圖紙有CAD繪圖，資料可以掃描，這都為設(shè)備檔案管理的電子化提供了極大便利。對于新的檔案，可以充分利用電腦技術(shù)，加強電子檔案的收集和整理，對于一些年代久遠的設(shè)備資料，可以通過掃描將其形成電子文件進行保存，從而將無電子版本的存檔文件制作成電子檔案資料保存，提高檔案管理工作歸檔的電子化率。 醫(yī)院的后勤工作紛繁復(fù)雜，資料眾多，應(yīng)實行設(shè)備檔案的信息化平臺管理，編寫專用的設(shè)備檔案軟件，關(guān)聯(lián)設(shè)備的維修保養(yǎng)狀況、維修費用狀況、年檢狀況、能源消耗情況，利用計算機檢索、統(tǒng)計、報表的高效性，可以充分發(fā)揮設(shè)備檔案的作用，提高設(shè)備管理的工作效率。
利用設(shè)備檔案的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)平臺，把比較重要或常用設(shè)備的說明書、操作手冊及維修手冊掃描至電腦中并發(fā)布到設(shè)備檔案管理系統(tǒng)中，設(shè)備管理人員可以隨時掌握全院設(shè)備的運行動態(tài)，運行值班人員、維修人員可以限制權(quán)限的查閱學(xué)習(xí)，同時電子化的設(shè)備檔案也避免了紙質(zhì)材料經(jīng)常翻閱出現(xiàn)損毀的情況，真正地發(fā)揮了設(shè)備維修保養(yǎng)資料的積極作用，能夠極大的提高后勤部門的管理水平和醫(yī)院的服務(wù)質(zhì)量及競爭能力，創(chuàng)造良好的社會效益和經(jīng)濟效益。
�。ㄋ模┡渲脤I(yè)檔案管理人員，提高檔案管理水平
目前，很多單位檔案管理人員并非檔案專業(yè)出身，知識水平和信息化能力不高，高層次的檔案專業(yè)人才更是少之又少，這些情況已不適應(yīng)新形勢下的后勤管理需要。在醫(yī)院人才培養(yǎng)中，非常重視醫(yī)護人員的素質(zhì)提高，但是對后勤部門及檔案管理人員的素質(zhì)提高相對忽視，許多檔案管理人員的思想觀念、管理水平已跟不上時代的發(fā)展。醫(yī)院需要招募新的專業(yè)人才，配置專業(yè)專門的檔案管理人才，設(shè)備檔案的管理人員，既要懂檔案管理知識，能夠完成設(shè)備檔案進行分類歸檔，又要了解后勤水電氣冷暖等相關(guān)專業(yè)的知識，還要能夠參與到設(shè)備購置、運行、維修等各個環(huán)節(jié)的工作，參與到設(shè)備管理工作中，才能全面準(zhǔn)確地完成設(shè)備檔案的建設(shè)和管理工作。
四、結(jié)束語
后勤保障工作任務(wù)重、瑣事多，因而完善的檔案管理就顯得更加重要，其利用價值是相當(dāng)高的，通過各種設(shè)備的運行記錄，查閱設(shè)備的技術(shù)資料進行比對，可以統(tǒng)計設(shè)備的完好率、利用率、故障率，從而提前告知和督促設(shè)備管理人員及時進行設(shè)備維修，做好這些預(yù)警檢修，降低運行成本，同樣可以為醫(yī)院增加一定的經(jīng)濟效益。
總之，管好用好設(shè)備檔案，是醫(yī)院后勤管理工作中一項極其重要的內(nèi)容，也是現(xiàn)代醫(yī)院管理過程中不可缺少的一個重要組成部分，后勤部門應(yīng)該重視設(shè)備檔案建設(shè)工作，使設(shè)備檔案的管理、利用與設(shè)備的管理、使用、維修等各個環(huán)節(jié)有機地結(jié)合起來，更高效的發(fā)揮設(shè)備在各自崗位的功能，促進醫(yī)院后勤管理水平的提高，醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量的提高，醫(yī)教研工作的全面發(fā)展。
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