采購成本預(yù)控審計(jì)略談
相關(guān)鏈接： 廣東安全網(wǎng) 廣東質(zhì)量網(wǎng) 廣東論文網(wǎng) 廣東資訊網(wǎng)
本文將以A塑膠為討論對(duì)象，從內(nèi)部審計(jì)制度的角度出發(fā)，實(shí)際問題實(shí)際分析，探索A塑膠企業(yè)內(nèi)部審計(jì)制度，通過實(shí)行預(yù)控審計(jì)，從源頭控制成本的支出，幫助企業(yè)有效降低原材料采購成本，致力研究能有效保障控制大豆加工企業(yè)原料采購環(huán)節(jié)成本的預(yù)控審計(jì)，為企業(yè)創(chuàng)造出更大的經(jīng)濟(jì)效益。
一、A塑膠公司采購現(xiàn)狀
目前，A塑膠公司的采購存在著以下情況：
�。ㄒ唬┰牧铣杀静▌�(dòng)大
作為原材料的一級(jí)大豆油由于容易受國際大豆價(jià)格的影響，每個(gè)月的價(jià)格波動(dòng)都比較大，供應(yīng)商與企業(yè)雙方信息間的不對(duì)稱以及無法及時(shí)把握市場(chǎng)信息的劣勢(shì)使得A塑膠難以控制采購成本，也難以把握采購時(shí)機(jī)，采購具有一定的盲目性。
�。ǘ┎少徺M(fèi)用居高不下
主要表現(xiàn)在：第一，運(yùn)輸費(fèi)用過高。根據(jù)A塑膠近段時(shí)間的采購明細(xì)來看，有時(shí)會(huì)出現(xiàn)采購得到的原材料成本較低，甚至低于市場(chǎng)平均價(jià)格的情況，但是其產(chǎn)出產(chǎn)品的成本卻依舊積壓著企業(yè)的利潤(rùn)空間，并沒有得到相應(yīng)的降低。采購成本不僅包括主要的購買價(jià)，還包括運(yùn)輸費(fèi)、相關(guān)稅費(fèi)、裝卸費(fèi)等，經(jīng)調(diào)查可以發(fā)現(xiàn)A塑膠的運(yùn)輸費(fèi)等其他采購費(fèi)用所占的比重較大，大量的運(yùn)輸費(fèi)用最終致使總體的采購成本增加，A塑膠的采購成本缺乏嚴(yán)格審核。第二，倉儲(chǔ)費(fèi)過高：A塑膠無法有效控制庫存，經(jīng)常性地發(fā)生庫存積壓，盡管該企業(yè)有意識(shí)地增加采購次數(shù)防止庫存積壓，但收效甚微，庫存積壓導(dǎo)致的倉儲(chǔ)費(fèi)用在一定程度上也影響了總成本。
（三）庫存原材料部分質(zhì)量不達(dá)標(biāo)
經(jīng)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，倉儲(chǔ)的大豆油有時(shí)會(huì)出現(xiàn)部分不達(dá)標(biāo)的情況，一級(jí)大豆油里面混入過多的雜質(zhì)。例如，磷脂、蛋白質(zhì)、水分等等，這些雜質(zhì)會(huì)嚴(yán)重影響環(huán)氧反應(yīng)，最終使制成產(chǎn)品的品質(zhì)難以達(dá)標(biāo)，令企業(yè)聲譽(yù)受到損害，對(duì)企業(yè)的長(zhǎng)期發(fā)展具有極為不利的影響。
（四）供應(yīng)商管理現(xiàn)狀
具有多家供應(yīng)商，和其中幾家供應(yīng)商有長(zhǎng)期合作關(guān)系，貨源較為穩(wěn)定，但供應(yīng)商管理能力不夠強(qiáng)，供應(yīng)商評(píng)價(jià)體系不完善，也未形成完善的供應(yīng)商淘汰機(jī)制，企業(yè)和供應(yīng)商之間的信息也不對(duì)稱。在近段時(shí)間，個(gè)別供應(yīng)商提供原材料時(shí)積極性不如以前，有時(shí)驗(yàn)收時(shí)會(huì)出現(xiàn)少量貨物以次充好的情況。采購部門對(duì)供應(yīng)商報(bào)價(jià)的真實(shí)性尚存疑慮，難以了解其利潤(rùn)空間，出現(xiàn)價(jià)格波動(dòng)時(shí)，采購部門難以把握其報(bào)價(jià)的真實(shí)性。
二、A塑膠內(nèi)審問題原因分析
�。ㄒ唬﹩栴}存在的根本原因――以事中事后審計(jì)為主要模式
A塑膠內(nèi)審部門對(duì)采購工作的審計(jì)以事中事后審計(jì)為主要模式，不注重事前的預(yù)防，主要表現(xiàn)在：
審計(jì)部門沒有在進(jìn)行采購前就參與對(duì)優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商的篩選，獲取物美價(jià)廉的原材料從而節(jié)約成本，而是在事后才對(duì)采購成本進(jìn)行審計(jì)；內(nèi)審部門不參與事前詢價(jià)，而在事后才對(duì)采購價(jià)格進(jìn)行審核；對(duì)于采購部門的報(bào)價(jià)不進(jìn)行事前合理比價(jià)，導(dǎo)致總成本不能得到很好的控制，超過預(yù)期計(jì)劃標(biāo)準(zhǔn)；在驗(yàn)收入庫后才對(duì)原材料驗(yàn)收成果進(jìn)行審計(jì)，而非在事前加強(qiáng)控制，很難及時(shí)發(fā)現(xiàn)材料缺失或不達(dá)標(biāo)；對(duì)簽署后的合同進(jìn)行審計(jì)，而不在合同簽署前嚴(yán)格把關(guān)合同條款等。
�。ǘ﹥�(nèi)部審計(jì)流程存在問題
（1）審計(jì)立項(xiàng)存在問題。A塑膠的審計(jì)立項(xiàng)以事中事后審計(jì)為主，沒有準(zhǔn)確定位，缺乏合理規(guī)劃，審計(jì)部門沒有了解企業(yè)自身所需，連續(xù)長(zhǎng)時(shí)間都沒有進(jìn)行立項(xiàng)創(chuàng)新，沒能適應(yīng)企業(yè)發(fā)展需求，只機(jī)械地遵從上層下達(dá)任務(wù)，A塑膠公司作為一個(gè)加工企業(yè)，采購工作影響著企業(yè)的經(jīng)營(yíng)成果，采購審計(jì)應(yīng)作為內(nèi)審工作的重要環(huán)節(jié)予以極高的重視，采購事前預(yù)控審計(jì)立項(xiàng)應(yīng)被列入審計(jì)重點(diǎn)，然而內(nèi)審部門并沒有對(duì)公司經(jīng)營(yíng)活動(dòng)進(jìn)行準(zhǔn)確分析，在適當(dāng)?shù)臅r(shí)候?yàn)槠髽I(yè)發(fā)展新的審計(jì)職能。
其次，內(nèi)審部門存在著盲目立項(xiàng)的情況，沒有根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況立項(xiàng)，立項(xiàng)無法起到有效的事前控制作用，在對(duì)采購合同進(jìn)行審計(jì)時(shí)，內(nèi)審部門是針對(duì)已簽訂完的采購合同進(jìn)行審計(jì)，其本質(zhì)是事后審計(jì)，這一點(diǎn)存在著明顯不合理的地方――簽訂的采購合同已生效，即便發(fā)現(xiàn)了錯(cuò)漏，經(jīng)濟(jì)損失已經(jīng)在雙方簽字的那一瞬間產(chǎn)生，并不能有效預(yù)防損失的發(fā)生，所以這項(xiàng)審計(jì)并沒有取得很好的監(jiān)督作用，但是內(nèi)審部門并沒有對(duì)其予以改進(jìn)。
同時(shí)審計(jì)立項(xiàng)也存在著時(shí)間安排上的問題，過于追求立項(xiàng)數(shù)量，導(dǎo)致各項(xiàng)審計(jì)時(shí)間安排過短，人力和時(shí)間的限制使審計(jì)人員只能蜻蜓點(diǎn)水似地走過場(chǎng)，無法有效進(jìn)行監(jiān)督。對(duì)于制造企業(yè)來說，關(guān)系著原材料的倉庫審計(jì)極為重要，由于原材料數(shù)量龐大，倉庫審計(jì)需要耗費(fèi)大量時(shí)間，然而審計(jì)部門過于追求審計(jì)數(shù)量，導(dǎo)致時(shí)間分配無法跟上需求，在安排倉庫審計(jì)時(shí)又將其置于時(shí)間較為靠后的位置，結(jié)果嚴(yán)重影響了審計(jì)效果。
�。�2）初步調(diào)查存在問題。內(nèi)審部門在進(jìn)行初步調(diào)查時(shí)，審計(jì)所需資料的收集工作做不到位，在對(duì)采購部門進(jìn)行價(jià)格審計(jì)時(shí)沒有了解清楚市場(chǎng)信息，不參與詢價(jià)。作為加工企業(yè)，需要大量的原材料，采購規(guī)模龐大。據(jù)統(tǒng)計(jì)，A塑膠一級(jí)大豆油的月采購規(guī)模在3000噸左右浮動(dòng)，年采購規(guī)模達(dá)到了將近50000萬元人民幣，然而盡管采購規(guī)模巨大，內(nèi)審部門卻沒有形成相應(yīng)成熟的采購成本數(shù)據(jù)庫。如今大豆價(jià)格變化波動(dòng)大，內(nèi)審人員在審核采購價(jià)格時(shí)必須利用網(wǎng)絡(luò)等信息網(wǎng)通過各種詢價(jià)的審計(jì)方法進(jìn)行了解，對(duì)于價(jià)格走勢(shì)了然于心，才能做到從源頭控制采購成本，但A塑膠的審計(jì)部門沒能做到對(duì)歷年形成的數(shù)據(jù)庫資料進(jìn)行整理，建立市場(chǎng)信息數(shù)據(jù)庫，這使得在初步調(diào)查階段就將審計(jì)工作立于不利地位。 （三）審計(jì)方法存在問題
內(nèi)審部門在進(jìn)行審計(jì)時(shí)，所采用的審計(jì)方法存在著一定的缺陷：
審計(jì)部門沒有注重對(duì)各種采購數(shù)據(jù)進(jìn)行分析比較，參考國內(nèi)外大豆油價(jià)格、行業(yè)平均價(jià)格水平等，對(duì)供應(yīng)商的報(bào)價(jià)進(jìn)行評(píng)價(jià)，通過分析獲取有力的審計(jì)證據(jù)，參與決策。
同時(shí)在對(duì)上述提到的采購總成本進(jìn)行審計(jì)時(shí)，沒有運(yùn)用適合的比價(jià)方法，盲目追求原材料低價(jià)。由于A公司是加工企業(yè)，其進(jìn)貨批次多，進(jìn)貨規(guī)模大，運(yùn)費(fèi)承運(yùn)方式的不同都會(huì)導(dǎo)致采購費(fèi)用的巨大變化，然而作為監(jiān)督的內(nèi)審人員卻沒有給予運(yùn)輸費(fèi)等費(fèi)用足夠的關(guān)注，內(nèi)審部門人員的眼光局限在原材料成本上而非總成本，嚴(yán)重影響了采購成本。
此外，審計(jì)人員將倉庫的審計(jì)重點(diǎn)置于事中事后審計(jì)，其通常的做法為：在審計(jì)階段對(duì)原材料庫存明細(xì)賬進(jìn)行查看，若賬面出現(xiàn)負(fù)數(shù)，則說明出庫比入庫多，意味著倉庫人員在驗(yàn)收時(shí)可能產(chǎn)生了漏記，如果這種情況發(fā)生率高，則要對(duì)相關(guān)內(nèi)控進(jìn)行重點(diǎn)審計(jì)，這種著重事中事后的審計(jì)方法并不能起很好的成本控制作用。
三、A塑膠公司內(nèi)審改善對(duì)策探討
（一）解決內(nèi)審問題基本思路――以預(yù)控審計(jì)為主要模式
要有效解決上述問題，企業(yè)應(yīng)強(qiáng)調(diào)預(yù)控，著重事前預(yù)控審計(jì)，如今事前預(yù)控審計(jì)在內(nèi)部審計(jì)中占據(jù)著越來越重要的位置，有效的預(yù)控審計(jì)能夠給企業(yè)帶來極大的經(jīng)濟(jì)效益，避免許多不必要的損失，有著事中審計(jì)和事后審計(jì)無法比擬的效果。企業(yè)應(yīng)將審計(jì)重點(diǎn)定位于預(yù)控審計(jì)，其中著重突出事前預(yù)控審計(jì)�；谶@種思想，對(duì)問題的改進(jìn)對(duì)策如下。
�。ǘ┩晟艫塑膠的內(nèi)部審計(jì)流程
�。�1）審計(jì)立項(xiàng)的科學(xué)性。審計(jì)部門應(yīng)科學(xué)立項(xiàng)，著重事前預(yù)控審計(jì)，在立項(xiàng)前應(yīng)深入調(diào)研，圍繞采購工作中的重點(diǎn)、難點(diǎn)進(jìn)行研究，達(dá)到科學(xué)立項(xiàng)，通過事前預(yù)控審計(jì)有效控制采購成本。
審計(jì)人員要對(duì)合同審計(jì)進(jìn)行科學(xué)立項(xiàng)，合同簽訂中的任何細(xì)微疏漏都可能導(dǎo)致巨大損失，審計(jì)人員除了對(duì)正式合同進(jìn)行審計(jì)時(shí)，重點(diǎn)應(yīng)該放在經(jīng)濟(jì)合同草簽審計(jì)。通過經(jīng)濟(jì)合同草簽前預(yù)控審計(jì)，對(duì)供應(yīng)商以及供貨協(xié)商條款進(jìn)行全面審查，對(duì)該合同涉及的經(jīng)濟(jì)利益做出可行性評(píng)價(jià)，能有效保證企業(yè)利益，防止采購部門盲目簽署合同。
在對(duì)立項(xiàng)時(shí)間安排上，也要注意給予內(nèi)審人員足夠時(shí)間，立項(xiàng)時(shí)不盲目追求數(shù)量，要分清重點(diǎn)，有針對(duì)性地對(duì)重點(diǎn)項(xiàng)目進(jìn)行有效審計(jì)，在上述的倉儲(chǔ)審計(jì)中，可通過去除不必要的審計(jì)項(xiàng)目，將倉庫審計(jì)列為重點(diǎn)優(yōu)先審計(jì)項(xiàng)目并分配足夠的時(shí)間，保證審計(jì)人員能夠進(jìn)行有效審計(jì)。
�。�2）初步調(diào)查的充分性。初步調(diào)查時(shí)，應(yīng)做好信息的收集，在對(duì)采購環(huán)節(jié)進(jìn)行事前預(yù)控審計(jì)時(shí)，采購詢價(jià)是必不可少的，審計(jì)人員應(yīng)采用市場(chǎng)詢價(jià)法，對(duì)市場(chǎng)進(jìn)行調(diào)查，與相關(guān)技術(shù)部門合作根據(jù)已有的資料（如歷史成交價(jià)、平均價(jià)、最低價(jià)等等）建立生產(chǎn)原材料價(jià)格檔案或價(jià)格信息庫及相關(guān)走勢(shì)圖，對(duì)于作為重要原材料卻波動(dòng)性極大的一級(jí)大豆油更要建立價(jià)格評(píng)價(jià)體系，跟蹤價(jià)格，分析價(jià)格的變動(dòng)趨勢(shì)，對(duì)于每一批次大豆油的報(bào)價(jià)都應(yīng)與歷史檔案比較，掌握影響成本漲跌的特定因素，對(duì)于價(jià)格異動(dòng)的，必須予以關(guān)注，同時(shí)也要對(duì)供應(yīng)商的報(bào)價(jià)進(jìn)行分析，充分了解供應(yīng)商的利潤(rùn)空間，才能對(duì)采購部門的比較采購管理進(jìn)行審核，確保采購部門和供應(yīng)商協(xié)商出一個(gè)合適的價(jià)格，保證采購成本得以控制，此外完善的價(jià)格信息庫也能保證企業(yè)時(shí)刻掌握市場(chǎng)信息。[2]掌握了市場(chǎng)信息后，在必要的時(shí)刻就能采用提供證據(jù)法，要求供應(yīng)商將報(bào)價(jià)進(jìn)行調(diào)整，保證控制采購成本。
在進(jìn)行事前預(yù)控審計(jì)時(shí)，其技術(shù)難度要遠(yuǎn)高于事中審計(jì)和事后審計(jì)，更多的時(shí)候需要專業(yè)外知識(shí)的補(bǔ)充協(xié)助，所以審計(jì)人員應(yīng)善于整合資源，多請(qǐng)求其他相關(guān)部門的幫助。對(duì)采購計(jì)劃進(jìn)行審核時(shí)，審計(jì)人員可以通過審計(jì)座談會(huì)，明確需要協(xié)助審計(jì)的部門，伙同倉庫管理人員進(jìn)行合作[2]，對(duì)采購批量的經(jīng)常性、合理性審查，檢查采購計(jì)劃是否符合采購的最佳時(shí)間，采購批量是否具有效益性，衡量公司物資采購工作的效益，保證在采購部門在制定采購計(jì)劃的時(shí)候，充分考慮庫存信息，確保庫存供貨及時(shí)，防止缺料的同時(shí)也避免倉儲(chǔ)量過高使得庫存費(fèi)用增加。
�。ㄈ┩晟艫塑膠的審計(jì)方法
完善對(duì)采購價(jià)格的審計(jì)方法。在對(duì)采購部門提出的原材料價(jià)格進(jìn)行審核時(shí)，內(nèi)審人員要著重采用分析性程序：對(duì)收集到的歷史價(jià)格數(shù)據(jù)、國內(nèi)國際平均價(jià)格數(shù)據(jù)、同行業(yè)價(jià)格數(shù)據(jù)進(jìn)行分析比較，探討報(bào)價(jià)的合理性，參與決策，通過趨勢(shì)分析、比率分析等方法了解價(jià)格走向和供應(yīng)商所報(bào)價(jià)格能產(chǎn)生的利潤(rùn)效益等各個(gè)方面的信息，利用分析性程序還可以幫助審計(jì)人員獲取客觀的審計(jì)證據(jù)，審計(jì)人員可以將其作為要求供應(yīng)商適當(dāng)降低價(jià)格的有力武器。
完善對(duì)采購費(fèi)用的審計(jì)方法。審計(jì)人員在對(duì)采購費(fèi)用進(jìn)行審核時(shí)，沒有對(duì)成本進(jìn)行綜合考慮成本，無法對(duì)采購總成本取得良好監(jiān)督，全面的采購管理理念是內(nèi)審人員必須具備的，很多時(shí)候不能單純采用價(jià)格這個(gè)單一的指標(biāo)來對(duì)一項(xiàng)采購業(yè)務(wù)進(jìn)行衡量，內(nèi)審人員應(yīng)該在事前采用綜合比價(jià)法。具體體現(xiàn)為：審計(jì)人員對(duì)采購計(jì)劃進(jìn)行審計(jì)時(shí)，要留意采購部門和相關(guān)的技術(shù)部門有沒有協(xié)商好質(zhì)量規(guī)劃，同時(shí)不僅要觀察品種、數(shù)量、質(zhì)量有沒有達(dá)到企業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)要求，還要對(duì)采購需求量進(jìn)行核對(duì)，對(duì)計(jì)劃采購量是否合理進(jìn)行檢查，對(duì)采購計(jì)劃的成本目標(biāo)進(jìn)行嚴(yán)格審核，檢查其合理性和效益性，根據(jù)市場(chǎng)的具體情況，確定采購成本目標(biāo)，保證采購價(jià)格要有競(jìng)爭(zhēng)力，其中，由于運(yùn)輸費(fèi)用巨大，對(duì)于雙方協(xié)商約定的運(yùn)輸方式也要予以特別注意。此外，不僅要關(guān)注價(jià)格，審計(jì)人員還要審核原材料的質(zhì)量。在審核采購部門制定的采購計(jì)劃時(shí)，審查該計(jì)劃有沒有對(duì)庫存和在途情況列入考慮，有沒有科學(xué)安排計(jì)劃，防止編制計(jì)劃的隨意性太強(qiáng)，使得采購數(shù)量遠(yuǎn)超生產(chǎn)計(jì)劃所需要的，造成不必要的庫存積壓，
完善對(duì)倉儲(chǔ)的審計(jì)方法。采用穿行測(cè)試，利用順查法，對(duì)公司有沒有設(shè)置一套嚴(yán)格、明確的驗(yàn)收制度進(jìn)行審計(jì)。在收到采購計(jì)劃后，審計(jì)部門應(yīng)該指派人員核實(shí)以往的驗(yàn)收記錄，對(duì)倉庫的倉儲(chǔ)條件檢測(cè)記錄進(jìn)行審計(jì)，根據(jù)審計(jì)結(jié)果對(duì)驗(yàn)收部門的工作提出注意，在原材料入庫前進(jìn)一步加強(qiáng)驗(yàn)收質(zhì)檢力度并嚴(yán)格控制倉儲(chǔ)條件，材料入庫后，審計(jì)人員應(yīng)根據(jù)收到的采購計(jì)劃和入庫單進(jìn)行核對(duì)，伙同倉儲(chǔ)人員提供的倉儲(chǔ)信息，審核入庫原材料的數(shù)量能否達(dá)到生產(chǎn)要求并不發(fā)生多余的庫存積壓，質(zhì)量能否達(dá)到生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)。
采購成本不僅直接影響企業(yè)的資金回籠速度，作為決定商品或服務(wù)價(jià)格的重要因素，在極大程度上也影響著顧客的消費(fèi)欲望，對(duì)于企業(yè)特別是加工企業(yè)來說，作為一大利潤(rùn)源泉，采購成本的有效控制已越發(fā)不容受輕視，采購成本是否具有市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力以及是否能都得到有效控制，直接關(guān)系到企業(yè)經(jīng)營(yíng)績(jī)效的高低和企業(yè)在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中的地位。[3]由于大豆價(jià)格波動(dòng)性極強(qiáng)，該企業(yè)如果能致力于將事中審計(jì)和事后審計(jì)推向事前預(yù)控審計(jì)，改善審計(jì)方式，做到有效控制采購成本，將能獲得更加有力的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，在激烈的商業(yè)競(jìng)爭(zhēng)中長(zhǎng)存。
�。ㄗ髡邌挝粸閺V東培正學(xué)院）
[作者簡(jiǎn)介：羅巧云（1993―），女，廣東河源人，本科在讀，主要研究方向：審計(jì)學(xué)。吳佳苗（1993―），女，廣東朝陽人，本科在讀，主要研究方向：審計(jì)學(xué)。]
