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     作者：鄭曉蒙

1目的

為加強(qiáng)公司聲像檔案的管理，特制定本辦法。

2適用范圍

本辦法適用于公司本部及所屬單位。

3定義與術(shù)語(yǔ)

公司聲像檔案是指公司在日常工作以及社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的對(duì)國(guó)家、社會(huì)和公司有保存價(jià)值的錄像、照片等輔以文字說(shuō)明的歷史記錄。聲像檔案一般由錄像帶、光盤和照片組成。

4管理與職責(zé)

公司綜合管理部負(fù)責(zé)重要聲像檔案的收集和管理，公司本部聲像檔案形成部門負(fù)責(zé)對(duì)需要?dú)w檔的聲像資料進(jìn)行整理，編輯，定期向檔案室移交歸檔。

5聲像檔案的收集

5.1收集范圍

5.1.1反映公司重大工作成果的聲像資料；

5.1.2國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)人、集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)視察及調(diào)研等重大活動(dòng)的聲像資料；

5.1.3公司組織或參加的重要會(huì)議，會(huì)見(jiàn)以及外事活動(dòng)的聲像資料；

5.1.4其它單位形成的與本公司有關(guān)的重要聲像資料；

5.1.5其它具有保存價(jià)值的聲像資料。

5.2收集要求

5.2.1歸檔的光盤、照片載體文件，由文件形成部門編寫文字說(shuō)明，文字說(shuō)明與載體記錄的信息相符；

5.2.2照片要求800萬(wàn)象素以上，對(duì)反映同一內(nèi)容的若干張照片，應(yīng)選擇其主要照片歸檔。照片應(yīng)具有主題鮮明、影像清晰、畫面完整、未加修飾剪裁等特點(diǎn)；

5.2.3歸檔的光盤必須是可讀文件，必須在有關(guān)的設(shè)備上演示或檢測(cè)，運(yùn)轉(zhuǎn)正常，清潔，無(wú)劃傷，確保文件的完整性和內(nèi)容的準(zhǔn)確性。

6聲像檔案的整理

6.1照片檔案的整理

6.1.1照片檔案的整理應(yīng)遵循有利于保持照片檔案的有機(jī)聯(lián)系、有利于提供利用的原則；

6.1.2照片檔案的分類按年度-問(wèn)題-保管期限進(jìn)行分類；

6.1.3照片的排列按問(wèn)題結(jié)合時(shí)間、重要程度等進(jìn)行排列；

6.1.4照片的編號(hào)采用格式：年度-冊(cè)號(hào)-張?zhí)枺?/span>

1）年度：照片形成年度；

2）冊(cè)號(hào)：年度內(nèi)照片冊(cè)的排列從“1”開(kāi)始順序編號(hào)；

3）張?zhí)枺赫掌�在�?cè)內(nèi)的排列從“1”開(kāi)始的順序編號(hào)；

 6.1.5照片的文字說(shuō)明應(yīng)包括是由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、作者（攝制者）等，準(zhǔn)確揭示照片的內(nèi)容，概括其反映的全部信息，標(biāo)注項(xiàng)目正確齊全，時(shí)間用阿拉伯?dāng)?shù)字表示。

6.2光盤的整理

6.2.1光盤按時(shí)間-問(wèn)題-保管期限分類排列；

6.2.2光盤的編號(hào)格式：年度-盤號(hào)；盤號(hào)為年度內(nèi)光盤從“1”開(kāi)始的順序編號(hào)；

6.2.3光盤（會(huì)議錄音類）的文字說(shuō)明應(yīng)包括講話內(nèi)容、講話人姓名、職務(wù)、講話排序、講話計(jì)時(shí)、錄制日期、錄制人、密級(jí)等；

6.2.4光盤（大型活動(dòng)攝像類）文字說(shuō)明應(yīng)包括主要內(nèi)容、制式、語(yǔ)別、密級(jí)、規(guī)格、放映時(shí)間、錄制時(shí)間、錄制人等；

6.3保管期限：應(yīng)視其內(nèi)容的重要程度、時(shí)間、可靠程度、有效性等因素，劃定保管期限。

7聲像檔案的利用

7.1聲像檔案一般不得借出。如有特殊需要，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可限期外借。利用率高的聲像檔案可將復(fù)制件外借。

8聲像檔案的保管

8.1聲像檔案的保管分為日常保管和入庫(kù)保管。其中日常保管由拍攝當(dāng)事人完成，按照一年為期限，待整理后交檔案室入庫(kù)保管；

8.2聲像檔案庫(kù)應(yīng)保持14-24℃，相對(duì)濕度應(yīng)保持45%-60%。聲像檔案立放，避開(kāi)30奧斯特以上的磁場(chǎng)；

8.3對(duì)聲像檔案庫(kù)要半年檢查一次；

8.4歸檔保存的聲像檔案，任何人不得私自撤銷、抽出、清洗、消磁和涂改。