煤炭企業(yè)全面預(yù)算管理信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)：基于價(jià)值鏈和作業(yè)定額的整合框架
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信春華，楊 杰
（中國礦業(yè)大學(xué)（北京）管理學(xué)院，北京100083）
摘要：近年來，煤炭市場的不景氣迫使煤炭企業(yè)研究和實(shí)施新的管理模式和工具來強(qiáng)化內(nèi)部管控。本文針對(duì)傳統(tǒng)全面預(yù)算管理在煤炭企業(yè)應(yīng)用中暴露出的缺陷，調(diào)研總結(jié)煤炭企業(yè)的需求，將視角（價(jià)值鏈高度）和編制基礎(chǔ)（作業(yè)深度）進(jìn)行了拓展和細(xì)化，提出了煤炭企業(yè)基于價(jià)值鏈和作業(yè)定額的全面預(yù)算管理信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)方案，設(shè)計(jì)了系統(tǒng)的功能模塊，并對(duì)系統(tǒng)中預(yù)算編制、預(yù)算執(zhí)行分析、預(yù)算控制等關(guān)鍵問題的實(shí)現(xiàn)進(jìn)行探討。該系統(tǒng)在煤炭企業(yè)運(yùn)行的實(shí)踐表明，其滿足了當(dāng)前煤炭企業(yè)協(xié)調(diào)生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)，強(qiáng)化內(nèi)部控制和成本管控等需求，提高了煤炭企業(yè)的管理效率。
關(guān)鍵詞：煤炭企業(yè)；作業(yè)定額；價(jià)值鏈；全面預(yù)算管理；管理信息系統(tǒng)
中圖分類號(hào)：F275.3 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1004-4051(2016)01-0027-05
近年來，我國的預(yù)算管理理論得到了快速發(fā)展。榮鳳芝針對(duì)傳統(tǒng)預(yù)算管理的缺陷，提出了作業(yè)基礎(chǔ)預(yù)算管理。于富生等提出了基于價(jià)值鏈和作業(yè)全面預(yù)算管理模式(VABB)。進(jìn)入21世紀(jì)后，作業(yè)預(yù)算管理理論開始在煤炭行業(yè)得到研究和應(yīng)用。張振華、張穎等分別提出了煤炭企業(yè)全面預(yù)算管理的內(nèi)涵，并對(duì)其實(shí)施效應(yīng)進(jìn)行了研究。作為不可或缺的內(nèi)部精細(xì)化成本管控工具，煤炭企業(yè)也已開始引入全面預(yù)算管理。但煤炭企業(yè)現(xiàn)行的全面預(yù)算編制方法主要是增減量預(yù)算。這種預(yù)算以部門科室為基礎(chǔ)進(jìn)行編制，強(qiáng)調(diào)了各部門的獨(dú)立性，但無法精確到各個(gè)作業(yè)層面，很難保證預(yù)算的準(zhǔn)確性。施穎、張瑞等在對(duì)目前煤炭企業(yè)成本核算現(xiàn)狀進(jìn)行分析的基礎(chǔ)上，對(duì)基于作業(yè)定額的煤炭企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)成本制定進(jìn)行了探討，為煤炭企業(yè)進(jìn)行成本管控提出一種的新思路。本文在此基礎(chǔ)上提出了基于價(jià)值鏈和作業(yè)定額的全面預(yù)算管理，在傳統(tǒng)預(yù)算管理的基礎(chǔ)上將視角（價(jià)值鏈高度）和編制基礎(chǔ)（作業(yè)深度）進(jìn)行了拓展和細(xì)化。
基于價(jià)值鏈和作業(yè)定額的全面預(yù)算管理以縱向價(jià)值鏈、橫向價(jià)值鏈和內(nèi)部價(jià)值鏈為載體，以作業(yè)分析為手段，借鑒作業(yè)成本法與標(biāo)準(zhǔn)成本法的原理，沿著各價(jià)值鏈劃分作業(yè)及作業(yè)中心，并制定相應(yīng)的作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)定額，從企業(yè)戰(zhàn)略出發(fā)，制定目標(biāo)利潤、計(jì)劃產(chǎn)量及各項(xiàng)成本預(yù)算，并在實(shí)際生產(chǎn)過程中，通過關(guān)聯(lián)集成生產(chǎn)管理信息系統(tǒng)來實(shí)現(xiàn)預(yù)算分析、預(yù)算預(yù)警等實(shí)時(shí)控制，達(dá)到強(qiáng)化內(nèi)部管控，降低成本的目的�；趦r(jià)值鏈和作業(yè)定額的全面預(yù)算管理涉及到大量作業(yè)定額、預(yù)算數(shù)據(jù)的處理和計(jì)算，只依靠人力很難完成，因此，煤炭企業(yè)需要利用先進(jìn)的信息系統(tǒng)為企業(yè)預(yù)算管理的全過程提供高效的技術(shù)支持。為此，本文對(duì)煤炭企業(yè)基于價(jià)值鏈和作業(yè)定額的全面預(yù)算管理信息系統(tǒng)進(jìn)行研究和設(shè)計(jì)�；趦r(jià)值鏈和作業(yè)定額的全面預(yù)算管理信息系統(tǒng)的引入，可以優(yōu)化作業(yè)流程，消除不必要作業(yè)，壓縮非生產(chǎn)性費(fèi)用，并整合企業(yè)擁有的各種有效資源，為煤炭企業(yè)的健康可持續(xù)發(fā)展奠定基礎(chǔ)。
1 系統(tǒng)需求分析
基于價(jià)值鏈和作業(yè)定額的全面預(yù)算管理信息系統(tǒng)的需求主要體現(xiàn)在以下幾方面：①根據(jù)各個(gè)作業(yè)、各種預(yù)算指標(biāo)間的勾稽關(guān)系，建立預(yù)算編制模型，通過調(diào)用定額數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)不同層級(jí)成本的自動(dòng)編制，部分投資預(yù)算、籌資預(yù)算和財(cái)務(wù)預(yù)算指標(biāo)的自動(dòng)編制；②集成生產(chǎn)數(shù)據(jù)，對(duì)預(yù)算數(shù)據(jù)及其實(shí)際執(zhí)行結(jié)果進(jìn)行對(duì)比分析，通過控制發(fā)料及預(yù)警機(jī)制實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)控制；③提供各種類別報(bào)表的分類、匯總查詢及打��；④具備強(qiáng)大的數(shù)據(jù)處理能力，并提供數(shù)據(jù)接口，以實(shí)現(xiàn)與企業(yè)信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)共享；⑤具備權(quán)限設(shè)置的功能，使各部門用戶只能在其權(quán)限范圍內(nèi)輸入及查看相關(guān)數(shù)據(jù)及報(bào)表，并提供數(shù)據(jù)隱藏和備份功能，保證數(shù)據(jù)的安全性、完整性。
2 系統(tǒng)功能模塊設(shè)計(jì)
煤炭企業(yè)基于價(jià)值鏈和作業(yè)定額的全面預(yù)算管理信息系統(tǒng)是以內(nèi)部成本管控為重點(diǎn)，對(duì)企業(yè)預(yù)算管理全過程進(jìn)行集成管理的信息系統(tǒng)，其系統(tǒng)功能模塊設(shè)計(jì)如圖1所示。
2.1 預(yù)算編制模塊
預(yù)算編制模塊包括預(yù)算的編制及審批流程，分為經(jīng)營預(yù)算、資本預(yù)算、籌資預(yù)算及財(cái)務(wù)預(yù)算4個(gè)子模塊。在編制預(yù)算時(shí)，首先進(jìn)行價(jià)值鏈分析，結(jié)合企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)，以預(yù)計(jì)銷售量和生產(chǎn)計(jì)劃為始點(diǎn)，編制出銷售預(yù)算及生產(chǎn)量預(yù)算。然后進(jìn)行作業(yè)分析，劃分作業(yè)中心，結(jié)合作業(yè)定額數(shù)據(jù)進(jìn)行成本預(yù)算。同時(shí)根據(jù)各個(gè)作業(yè)、各種預(yù)算指標(biāo)間的勾稽關(guān)系，建立相應(yīng)模型，在管理信息系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)不同層級(jí)成本的自動(dòng)編制，部分投資預(yù)算、籌資預(yù)算和財(cái)務(wù)預(yù)算指標(biāo)的自動(dòng)編制，并在全面預(yù)算信息管理系統(tǒng)中進(jìn)行匯總，形成企業(yè)年度全面預(yù)算方案，并將年度預(yù)算指標(biāo)分解落實(shí)到月度，編制月度預(yù)算方案。
2.2預(yù)算執(zhí)行分析模塊
預(yù)算執(zhí)行分析模塊由預(yù)算執(zhí)行和預(yù)算分析兩個(gè)分模塊構(gòu)成。預(yù)算執(zhí)行的數(shù)據(jù)借助于網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)由其他管理信息系統(tǒng)（如生產(chǎn)管理信息系統(tǒng)、定額管理信息系統(tǒng)）調(diào)用。預(yù)算分析模塊包括各類預(yù)算報(bào)表與各種實(shí)際業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的對(duì)比分析、各項(xiàng)成本費(fèi)用的構(gòu)成比率以及各類材料成本費(fèi)用占總材料成本費(fèi)用的比率分析、各項(xiàng)成本費(fèi)用水平占總成本費(fèi)用比率等的變動(dòng)趨勢分析以及預(yù)算中出現(xiàn)大額差異的關(guān)鍵因素進(jìn)行連環(huán)替代分析或差額分析，并將最終結(jié)果以表格、餅圖、趨勢圖等方式呈現(xiàn)。
2.3預(yù)算控制模塊
預(yù)算控制模塊包括預(yù)警控制與調(diào)整控制兩個(gè)分模塊。預(yù)警控制是以成本預(yù)算表為依據(jù)，對(duì)各班組、科室的領(lǐng)料申請(qǐng)進(jìn)行逐級(jí)審批，嚴(yán)格控制是否發(fā)料，從而完成成本預(yù)算的實(shí)時(shí)控制；另一方面根據(jù)成本費(fèi)用發(fā)生的實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)，確定成本費(fèi)用預(yù)算的完成情況，發(fā)布黃牌、橙牌或紅牌警告。調(diào)整控制是在實(shí)際的生產(chǎn)運(yùn)作過程中，當(dāng)主客觀條件發(fā)生變化，引起產(chǎn)量或其他客觀因素的變化，偏離既定的預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，分析差異產(chǎn)生的原因，進(jìn)行預(yù)算調(diào)整。
2.4報(bào)表打印模塊
報(bào)表打印模塊提供各種類別報(bào)表的分類及匯總查詢，可根據(jù)查詢結(jié)果進(jìn)行報(bào)表打印輸出。
2.5用戶管理模塊
結(jié)合煤炭企業(yè)在全面預(yù)算管理方面的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，根據(jù)該系統(tǒng)具體參與者的角色和權(quán)限的不同可以把系統(tǒng)的用戶分為以下五類：①高級(jí)管理層用戶：即全面預(yù)算管理委員會(huì)和預(yù)算管理辦公室，全面預(yù)算管理委員會(huì)負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)全礦的預(yù)算管理工作，審查企業(yè)的預(yù)算方案，下達(dá)給二級(jí)預(yù)算主體；預(yù)算管理辦公室負(fù)責(zé)管理協(xié)調(diào)全面預(yù)算編制工作，并將預(yù)算指標(biāo)分解并、下達(dá)至三級(jí)預(yù)算主體，對(duì)其計(jì)劃執(zhí)行情況進(jìn)行考核；②一般管理層用戶：包括市場辦、人資科、機(jī)電中心、綜機(jī)中心等，負(fù)責(zé)各部門內(nèi)部預(yù)算計(jì)劃的編制，以及各項(xiàng)預(yù)算指標(biāo)的落實(shí)及控制；③基層用戶：包括各機(jī)關(guān)科室、生產(chǎn)區(qū)隊(duì)，負(fù)責(zé)對(duì)生產(chǎn)作業(yè)中的各種資源消耗進(jìn)行詳細(xì)、真實(shí)地記錄，為相關(guān)定額的制定提供可靠數(shù)據(jù)；及時(shí)發(fā)現(xiàn)并上報(bào)定額數(shù)據(jù)存在的偏差；及時(shí)編制材料需求計(jì)劃，組織好班組材料預(yù)算工作，確保全面預(yù)算體系有序運(yùn)行；④系統(tǒng)管理員：主要負(fù)責(zé)系統(tǒng)的初始化、維護(hù)、權(quán)限設(shè)置、查看各種報(bào)表等。
3 關(guān)鍵功能的實(shí)現(xiàn)
3.1 預(yù)算編制功能
在編制預(yù)算時(shí)，首先要進(jìn)行客戶價(jià)值鏈分析，收集市場信息，并以此編制銷售預(yù)算，同時(shí)根據(jù)各工作面的煤炭產(chǎn)量和煤質(zhì)特征，進(jìn)行生產(chǎn)預(yù)算編制。具體編制時(shí)，結(jié)合地質(zhì)勘探資料，確定采掘進(jìn)尺、搬家倒面和安裝回撤計(jì)劃，按照每個(gè)工作面采高、長度、傾角、煤巖類別等參數(shù)，自動(dòng)計(jì)算出各個(gè)采煤工作面和采掘工作面的煤炭產(chǎn)量。根據(jù)礦井采煤工作面和掘進(jìn)工作面的數(shù)量，自動(dòng)編制出工作面、各個(gè)段隊(duì)、礦井等不同層次的產(chǎn)量預(yù)算，同時(shí)根據(jù)各個(gè)工作面的煤炭產(chǎn)量和煤質(zhì)特征，套用相應(yīng)的煤炭價(jià)格，自動(dòng)編制出收入預(yù)算。
為了更好實(shí)現(xiàn)成本控制，各成本中心在編制作業(yè)預(yù)算時(shí)通過內(nèi)部價(jià)值鏈分析，可以確定各個(gè)作業(yè)流程的材料消耗及消耗定額。成本預(yù)算設(shè)置工作面成本預(yù)算表、制造成本預(yù)算表、完全成本預(yù)算表等各種層級(jí)的成本預(yù)算表。根據(jù)煤礦特點(diǎn)，將其生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)分為采煤、掘進(jìn)、機(jī)電、運(yùn)輸、通風(fēng)、瓦斯抽放等6大主作業(yè)，再結(jié)合材料消耗的種類和材料消耗的主要影響因素將各個(gè)主作業(yè)消耗的材料進(jìn)行細(xì)分，每個(gè)細(xì)分類單獨(dú)設(shè)置預(yù)算明細(xì)表，預(yù)算明細(xì)表中的各項(xiàng)材料消耗由全面預(yù)算信息管理系統(tǒng)自動(dòng)套取定額數(shù)據(jù)對(duì)應(yīng)定額值，計(jì)算出定額內(nèi)各項(xiàng)材料成本；大型材料由于其周轉(zhuǎn)性和各個(gè)主作業(yè)使用權(quán)責(zé)不易區(qū)分，單獨(dú)進(jìn)行預(yù)算，在此基礎(chǔ)上，系統(tǒng)自動(dòng)計(jì)算出工作面成本預(yù)算、直接材料成本預(yù)算；直接人工預(yù)算和制造費(fèi)用預(yù)算同樣基于作業(yè)管理的思想進(jìn)行精細(xì)預(yù)算；結(jié)合零基預(yù)算和增減量預(yù)算法計(jì)算出期間費(fèi)用，在這些精細(xì)基礎(chǔ)預(yù)算的基礎(chǔ)上，由系統(tǒng)自動(dòng)生成工作面成本預(yù)算、制造成本預(yù)算、完全成本預(yù)算等不同層級(jí)的成本預(yù)算。
各責(zé)任中心在編制采購預(yù)算時(shí)要進(jìn)行供應(yīng)商價(jià)值鏈分析，確定材料及設(shè)備的配送時(shí)間，合理規(guī)劃生產(chǎn)流程，減少生產(chǎn)等待和入庫等非增值作業(yè)的時(shí)間，減少其耗費(fèi)的資源成本。
與此同時(shí)，對(duì)經(jīng)營預(yù)算編制結(jié)果和投資預(yù)算、籌資預(yù)算和財(cái)務(wù)預(yù)算的結(jié)果，在全面預(yù)算信息管理系統(tǒng)中進(jìn)行合并整合，自動(dòng)匯總形成企業(yè)年度全面預(yù)算方案。并在年度全面預(yù)算總方案的指導(dǎo)下，根據(jù)預(yù)計(jì)的月度計(jì)劃生產(chǎn)量，將年度預(yù)算指標(biāo)分解落實(shí)到月度，編制月度預(yù)算方案，作為預(yù)算月度分析考核的依據(jù)。其主要編制流程如圖2所示。
3.2 預(yù)算預(yù)警控制功能
系統(tǒng)計(jì)算得出V值以后，根據(jù)既定取值范圍自動(dòng)發(fā)布警告。若0≤V<10%或?yàn)樨?fù)值，不警告；若10%≤V<30%，發(fā)布黃牌警告；若30%≤V<50%，發(fā)布橙牌警告；若V>50%，則發(fā)布紅牌警告。
在進(jìn)行實(shí)時(shí)控制的過程中，要以成本費(fèi)用的動(dòng)態(tài)預(yù)算為依據(jù)，對(duì)領(lǐng)料申請(qǐng)進(jìn)行逐級(jí)審批，決定是否發(fā)料從而進(jìn)行材料成本費(fèi)用預(yù)算的實(shí)時(shí)控制。需要注意的是，若成本費(fèi)用超過預(yù)算時(shí)，首先要通過連環(huán)替代分析或差額分析，找出導(dǎo)致大額差異出現(xiàn)的關(guān)鍵因素，分析成本費(fèi)用與預(yù)算偏離的具體原因，如果是因?yàn)楫a(chǎn)量的提高導(dǎo)致材料消耗量的提升，則準(zhǔn)予發(fā)料；如果是因?yàn)樵谏a(chǎn)作業(yè)過程中，超過了材料預(yù)算定額，則拒絕發(fā)料。申請(qǐng)領(lǐng)料部門需通過特殊領(lǐng)料程序，申請(qǐng)逐級(jí)審批，方可領(lǐng)料生產(chǎn)。
3.3 預(yù)算調(diào)整控制功能
系統(tǒng)嚴(yán)格設(shè)定預(yù)算調(diào)整的條件，只有客觀環(huán)境發(fā)生重大改變，如生產(chǎn)技術(shù)的重大改進(jìn)、生產(chǎn)條件的重大變化時(shí)，才可以提出申請(qǐng)對(duì)預(yù)算進(jìn)行調(diào)整。若由于客觀環(huán)境的變化所引起作業(yè)量計(jì)劃的變動(dòng)，從而引起相關(guān)成本費(fèi)用預(yù)算的動(dòng)態(tài)調(diào)整，需要根據(jù)新的作業(yè)量計(jì)劃調(diào)整相關(guān)成本費(fèi)用預(yù)算。若是由于客觀環(huán)境的變化引起相關(guān)定額的變動(dòng)，從而引起相關(guān)成本費(fèi)用預(yù)算的動(dòng)態(tài)調(diào)整，則通過定額模型的重新建立，自動(dòng)生成新的預(yù)算。其流程如圖4所示。
3.4權(quán)限設(shè)置功能
系統(tǒng)按照用戶的需求，結(jié)合全面預(yù)算管理主體層級(jí)的劃分，設(shè)置了四個(gè)層級(jí)的用戶權(quán)限：高級(jí)管理人員、一般管理人員、基層用戶以及系統(tǒng)管理員，不同權(quán)限的用戶具有不同的權(quán)限等級(jí)：高級(jí)管理人員的權(quán)限可以瀏覽、修改所有的預(yù)算報(bào)表，并對(duì)報(bào)表進(jìn)行審批。一般管理人員的權(quán)限可以對(duì)該部門所轄基層的預(yù)算報(bào)表進(jìn)行匯總、瀏覽、審批并上報(bào)；系統(tǒng)管理員允許對(duì)所有數(shù)據(jù)及資料進(jìn)行訪問及修改�；鶎佑脩舻臋�(quán)限僅限于在系統(tǒng)的人機(jī)交互界面進(jìn)行基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的錄入，以及基層預(yù)算報(bào)表的上報(bào)與修改；此外，系統(tǒng)還針對(duì)各科室、部門設(shè)置有限的權(quán)限，使其只能在權(quán)限范圍內(nèi)錄入及查詢相關(guān)數(shù)據(jù)信息，而不能對(duì)未經(jīng)授權(quán)部門的數(shù)據(jù)進(jìn)行瀏覽及修改。
3.5其他功能
除上述功能外，全面預(yù)算管理信息系統(tǒng)還需要考慮到數(shù)據(jù)集成、報(bào)表打印及系統(tǒng)安全功能的實(shí)現(xiàn)。從技術(shù)角度為企業(yè)預(yù)算管理信息系統(tǒng)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)提供技術(shù)保障：如提供自動(dòng)檢測輸入數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性的功能，提供完善的操作日志管理、數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)等功能，與此同時(shí)，其他的管理信息系統(tǒng)也需要進(jìn)行適當(dāng)?shù)膬?yōu)化和改進(jìn)，以滿足實(shí)時(shí)控制和動(dòng)態(tài)調(diào)整等各個(gè)方面的要求。
4結(jié)語
煤炭企業(yè)基于價(jià)值鏈和作業(yè)定額的全面預(yù)算管理信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì),提供了一個(gè)協(xié)調(diào)生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)，提高管理效率，強(qiáng)化內(nèi)部控制和成本管控的有效工具，有助于提高煤炭企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益和競爭能力。但是在系統(tǒng)的開發(fā)應(yīng)用過程中要注意以下兩點(diǎn)：首先，它不是一個(gè)獨(dú)立的管理信息系統(tǒng)，全面預(yù)算管理信息系統(tǒng)作為精細(xì)化管理信息系統(tǒng)中的一個(gè)子系統(tǒng)，必須與煤炭企業(yè)精細(xì)化管理信息系統(tǒng)的其他子系統(tǒng)如定額管理系統(tǒng)、生產(chǎn)作業(yè)系統(tǒng)、績效考核系統(tǒng)等實(shí)現(xiàn)充分的數(shù)據(jù)共享和模塊互通。其次，煤炭企業(yè)要充分發(fā)揮全面預(yù)算管理的管理控制作用，要在企業(yè)的生產(chǎn)實(shí)踐中發(fā)現(xiàn)其不足與漏洞，不斷地進(jìn)行優(yōu)化、調(diào)整和完善，才能使系統(tǒng)逐漸適應(yīng)組織的需求，達(dá)到效益的最大化。
