教學(xué)檔案建設(shè)與管理探析
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高校教學(xué)秘書視角下的教學(xué)檔案建設(shè)與管理策略研究
1 教學(xué)檔案內(nèi)容
教學(xué)檔案主要是指學(xué)校、教師和學(xué)生在教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)和教學(xué)管理過程中形成的直接的、具有保存價(jià)值的文字、圖表和聲像等材料。高校教學(xué)檔案建設(shè)與管理大多來源于教師從事的教學(xué)實(shí)踐工作過程中，由教務(wù)處和院（系）級(jí)教學(xué)部門兩個(gè)機(jī)構(gòu)組成，一般包括：學(xué)校教務(wù)處下達(dá)的各類指令性文件;教學(xué)制度、辦法、規(guī)定、條例;教學(xué)環(huán)節(jié)中的各類統(tǒng)計(jì)材料;授課教師的備課本、提要本和教學(xué)設(shè)計(jì);期中教學(xué)檢查文本;輔導(dǎo)答疑資料;教師教改、科研成果、學(xué)術(shù)專著;教師聽課記錄;教學(xué)效果評(píng)價(jià)記錄;教師考核情況;教師手冊(cè);學(xué)籍管理材料;學(xué)生成績(jī)?cè)u(píng)定;實(shí)習(xí)報(bào)告;學(xué)生特色作業(yè);各類實(shí)習(xí)報(bào)告、實(shí)習(xí)鑒定表、畢業(yè)設(shè)計(jì)論文材料，以及其他與教學(xué)相關(guān)的各類檔案材料。
2 教學(xué)檔案的基本特點(diǎn)
2.1 復(fù)雜性
不是任何教學(xué)文件都需要成為教學(xué)檔案，只有那些已經(jīng)處理完畢的，對(duì)將來的實(shí)際工作和科研等活動(dòng)具有一定參考利用價(jià)值、并且按照一定規(guī)律保存起來的教學(xué)文件才能成為教學(xué)檔案。教學(xué)文件的立卷歸檔工本文由畢業(yè)論文網(wǎng)http://78375555.com收集整理作至關(guān)重要，文件收集的是否齊全、教學(xué)文件內(nèi)容質(zhì)量與書寫是否規(guī)范都直接影響著教學(xué)檔案壽命的長(zhǎng)短，教學(xué)檔案的價(jià)值主要體現(xiàn)在教學(xué)過程中對(duì)其的利用。①
2.2 原始性
任何教學(xué)檔案都承載著各個(gè)教學(xué)環(huán)節(jié)的信息，它記錄了教學(xué)活動(dòng)中的具體情況，能夠反映出教學(xué)工作過程中各個(gè)教學(xué)活動(dòng)的具體環(huán)節(jié)，是直接從文件轉(zhuǎn)化而來，不是事后編寫或隨意收集的，注重原始性。除此之外，學(xué)校各類行政部門和教務(wù)處的收文、發(fā)文等底稿和其他各種原始材料等，都是將來教育部本科教學(xué)工作合格評(píng)估的支撐材料。
2.3 回溯性
從一個(gè)孤立的教學(xué)文件到教學(xué)檔案的轉(zhuǎn)化需要一個(gè)過程，它是經(jīng)過逐年累積、按照一定的程序和條理集中保存起來的，因此教學(xué)檔案信息與反映的教學(xué)活動(dòng)內(nèi)容有一定的時(shí)間距離。例如，教學(xué)檔案中包涵的教育實(shí)習(xí)是高校師范專業(yè)教學(xué)中一個(gè)重要環(huán)節(jié)，也是教學(xué)計(jì)劃中重要的綜合性必修實(shí)踐課程，教育實(shí)習(xí)這個(gè)教學(xué)活動(dòng)從召開籌備會(huì)和動(dòng)員大會(huì)，制定教育實(shí)習(xí)計(jì)劃，確定實(shí)習(xí)帶隊(duì)教師、實(shí)習(xí)指導(dǎo)教師，聯(lián)系實(shí)習(xí)單位，協(xié)商實(shí)習(xí)的內(nèi)容和組織實(shí)習(xí)相關(guān)管理工作，到最后的教育實(shí)習(xí)總結(jié)。整套的程序必然有時(shí)間間隔，這就使教學(xué)檔案可以追根溯源，不僅可以考查過去教學(xué)工作中的不足，總結(jié)出經(jīng)驗(yàn)和規(guī)律，也可使其為現(xiàn)實(shí)服務(wù)和預(yù)測(cè)未來。
3 教學(xué)檔案的作用
（1）教學(xué)檔案可以作為教育部普通高等學(xué)校本科教學(xué)工作合格評(píng)估的重要考查依據(jù)。高等學(xué)校圍繞教學(xué)條件、教學(xué)過程、教學(xué)效果進(jìn)行評(píng)估，必然要考查許多相關(guān)資料，教學(xué)檔案能夠反映某一個(gè)階段最基本的教學(xué)狀態(tài)，所以可為本科教學(xué)合格評(píng)估提供重要依據(jù)。在本科教學(xué)水平評(píng)估過程中，評(píng)估專家為了對(duì)一所高校的教學(xué)情況作出整體客觀的評(píng)價(jià)，往往要調(diào)閱大量的檔案資料，通過檔案材料對(duì)照各項(xiàng)評(píng)估指標(biāo)進(jìn)行科學(xué)的定量分析。所以高校檔案建設(shè)與管理工作在教學(xué)水平評(píng)估中扮演重要的角色，教學(xué)檔案在收集信息、記錄歷史、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、提供考查依的作用越來越明顯。
（2）教學(xué)檔案可以作為教育科學(xué)研究的參考。教學(xué)檔案的形成規(guī)律和自身特點(diǎn)決定了它可以對(duì)教育教學(xué)研究進(jìn)行指導(dǎo)和參考。②由于教學(xué)檔案反饋了各種教學(xué)過程，所以對(duì)開展教學(xué)研究或改革實(shí)踐有很好的指導(dǎo)作用。以陜西學(xué)前師范學(xué)院為例，學(xué)校每?jī)赡昱e辦一次青年教師教學(xué)基本功大賽，在此過程中形成了大量的教學(xué)檔案，通過研究當(dāng)時(shí)教師的教案、教學(xué)設(shè)計(jì)、教學(xué)手段、教學(xué)方法以及教學(xué)效果可以反映該教師的教學(xué)水平是否提高，直觀地反映出教學(xué)能力的高低，教師可以借鑒教學(xué)檔案吸納其他教師的優(yōu)點(diǎn)提高自身的教學(xué)及科研水平，從而為進(jìn)一步提升教學(xué)質(zhì)量水平和改革教學(xué)方式提供參考。
（3）教學(xué)檔案是宣傳教育的生動(dòng)素材。教學(xué)檔案的內(nèi)容繁雜多樣，真實(shí)地記錄了教學(xué)實(shí)踐過程中的各類案例，在進(jìn)行教學(xué)成果展示和舉辦各種宣傳教育活動(dòng)中可以提供生動(dòng)的素材。
4 教學(xué)檔案管理的現(xiàn)狀
�。�1）教學(xué)檔案管理人員管理意識(shí)薄弱。以教學(xué)檔案管理的認(rèn)識(shí)程度為出發(fā)點(diǎn)，經(jīng)調(diào)查研究發(fā)現(xiàn)，絕大部分高校教學(xué)檔案管理人員管理意識(shí)薄弱，對(duì)其重視程度不夠，尤其是教學(xué)檔案完整性維護(hù)和安全方面意識(shí)淡薄，教學(xué)檔案管理人員責(zé)任心弱，隨意性強(qiáng)，主觀能動(dòng)性不夠，從而導(dǎo)致教學(xué)檔案建設(shè)與管理混亂。③
�。�2）教學(xué)檔案管理集中性和規(guī)范性不強(qiáng)。由于教學(xué)檔案內(nèi)容的復(fù)雜多樣導(dǎo)致其具有很強(qiáng)的分散性、隨意性，教學(xué)檔案管理人員大多只重視收集院校下達(dá)的紅頭文件，忽視在教學(xué)實(shí)踐過程中形成的大量一線珍貴資料，甚至在一定程度上只強(qiáng)調(diào)質(zhì)量從而忽視數(shù)量，造成教學(xué)檔案殘缺，不能完整反映教學(xué)活動(dòng)的全貌。教學(xué)檔案雜亂無章，每次查找教學(xué)檔案翻箱倒柜，不能系統(tǒng)地歸整教學(xué)檔案，④使其利用率不高。
�。�3）各高校間教學(xué)檔案建設(shè)與管理缺乏交流溝通。目前各高校對(duì)教學(xué)檔案建設(shè)與管理認(rèn)識(shí)不夠，相對(duì)來說比較封閉，幾乎都是閉門造車，各自按照自己的老思路進(jìn)行，幾乎不與其他高校進(jìn)行交流溝通、學(xué)習(xí)調(diào)研，這就導(dǎo)致了此項(xiàng)工作長(zhǎng)久以來原地踏步，毫無進(jìn)展，嚴(yán)重影響了自身的教學(xué)質(zhì)量提升。
5 提升教學(xué)檔案建設(shè)與管理的應(yīng)對(duì)策略
�。�1）配備專業(yè)的教學(xué)檔案管理人員，提升教學(xué)檔案管理水平。研究表明，在各個(gè)高校中，專業(yè)的教學(xué)檔案管理人員相對(duì)較少，絕大部分是由教學(xué)秘書、科研秘書或是其他的教師或教輔人員兼任，他（她）們沒有系統(tǒng)的學(xué)習(xí)過檔案管理的相關(guān)知識(shí)，也從沒參加過相關(guān)課程的培訓(xùn)，缺乏管理理論與技能，專業(yè)化程度不高。對(duì)其工作的性質(zhì)沒有更加全面的認(rèn)知，只能憑借自身的經(jīng)驗(yàn)去理解和解決問題。所以高校應(yīng)配備專業(yè)的教學(xué)檔案人員，從而能夠科學(xué)地收集、建設(shè)和管理教學(xué)檔案，以便充分發(fā)揮教學(xué)檔案的各方面作用。
�。�2）增強(qiáng)主動(dòng)研究分析教學(xué)檔案意識(shí)，活化教學(xué)檔案實(shí)現(xiàn)其資源共享。目前在高校中大部分教學(xué)檔案只是應(yīng)用于應(yīng)付各類檢查或提供某些參考，往往更多的是體現(xiàn)教學(xué)檔案的回溯性，被動(dòng)地運(yùn)用教學(xué)檔案。不注重將教學(xué)檔案進(jìn)行活化。所謂的活化就是：主動(dòng)地從教學(xué)檔案中提取出有用的信息進(jìn)行思考和研究，用于服務(wù)教學(xué)。例如：教學(xué)檔案中很重要的一個(gè)環(huán)節(jié)——試卷歸類和整理，它絕對(duì)不是簡(jiǎn)單地將每學(xué)期末考試的試卷收集和存放在某一個(gè)地方，這樣只是把試卷當(dāng)作一個(gè)教學(xué)檔案文本，如同死物。如果將每學(xué)期的試卷按照不同專業(yè)不同年級(jí)進(jìn)行分析研究，得出不同課程試卷中的考點(diǎn)、得分點(diǎn)以及學(xué)生從卷面答案中反映其掌握知識(shí)的水平和程度，總結(jié)本門課程出題規(guī)律和出題技巧，形成考試大綱，這就是活化，可以重復(fù)利用。倘若每學(xué)期將試卷進(jìn)行剖析，隨著社會(huì)信息和自身理解水平的提升，從而對(duì)該門課考試大綱不斷修訂，相信此舉定會(huì)使教師自身的教學(xué)水平有一個(gè)質(zhì)的飛躍。
（3）充分利用網(wǎng)絡(luò)資源，實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案的信息化管理。當(dāng)今社會(huì)是信息的時(shí)代，紙質(zhì)教學(xué)檔案從保存的持久性和利用率方面略顯保守，傳統(tǒng)的教學(xué)檔案管理技術(shù)已難以適應(yīng)當(dāng)今社會(huì)，隨著人們的觀念和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷發(fā)展，電子教學(xué)檔案逐漸慢慢出現(xiàn)在大眾的視線中。據(jù)調(diào)查某大學(xué)高考錄取通知書已從傳統(tǒng)的紙質(zhì)版轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮有螒B(tài)，掃二維碼就可以從網(wǎng)絡(luò)中找到自己的高考錄取通知書，方便學(xué)生查詢。為實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案的信息化管理，可以更新理念，解放思想，將可以公開的教學(xué)檔案信息，組建檔案管理系統(tǒng)軟件，不斷地開發(fā)教學(xué)檔案相應(yīng)模塊，形成相關(guān)文件數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，以電子形式利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，通過網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)向大眾提供學(xué)籍管理、成績(jī)管理、教學(xué)計(jì)劃管理、課程管理、教學(xué)動(dòng)態(tài)以及教學(xué)改革相關(guān)信息資源，真正實(shí)現(xiàn)各高校之間的教學(xué)檔案經(jīng)濟(jì)、快捷、高效地進(jìn)行信息互換交流。⑤
（4）實(shí)時(shí)開展高校間教學(xué)檔案建設(shè)與管理的交流，不斷地改革、提升教學(xué)質(zhì)量。社會(huì)是不斷進(jìn)步的、飛速發(fā)展的，高校想要實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展，其教學(xué)質(zhì)量至關(guān)重要，作為提升教學(xué)質(zhì)量的關(guān)鍵一環(huán)，高校教學(xué)檔案建設(shè)與管理同樣如此。因此各高校之間應(yīng)該定期或不定期地開展教學(xué)檔案建設(shè)與管理交流工作，深入探討此項(xiàng)工作過程中的重點(diǎn)、難點(diǎn)、疑點(diǎn)，相互溝通和學(xué)習(xí)，取人之長(zhǎng)、補(bǔ)己所短，只有不斷地改革創(chuàng)新，才能提升自身的水平和技能，從而實(shí)現(xiàn)共同發(fā)展、共同進(jìn)步。
6 結(jié)語
時(shí)代在進(jìn)步，高校要發(fā)展，教學(xué)質(zhì)量不斷提升是關(guān)鍵，而提升教學(xué)質(zhì)量很重要的環(huán)節(jié)——教學(xué)檔案建設(shè)與管理也不能忽視。這不僅是一項(xiàng)重要而復(fù)雜的工作，也同樣是高校教學(xué)質(zhì)量評(píng)估的重中之重。但鑒于目前國(guó)內(nèi)各高校的現(xiàn)狀，教學(xué)檔案建設(shè)與管理必須受到各方重視，必須配置足夠的人員和硬、軟件設(shè)施，通過各種培訓(xùn)、學(xué)習(xí)交流、研討等方式不斷地提高自己，以適應(yīng)社會(huì)快速發(fā)展的潮流。
