試論醫(yī)院新聞檔案管理
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一、什么是醫(yī)院新聞檔案
“新聞檔案是報(bào)社及其工作人員在宣傳活動(dòng)中直接形成的、具有保存價(jià)值的報(bào)道稿件和各種圖表、照片等不同載體形態(tài)的歷史記錄�！盵2]同理可證，醫(yī)院新聞檔案是醫(yī)院宣傳部門及宣傳工作人員在宣傳報(bào)道醫(yī)院事件過(guò)程中直接形成的、具有保存價(jià)值的報(bào)道稿件和各種照片、視頻、策劃方案、合同、圖表等等不同載體和形態(tài)的歷史記錄。
這些檔案，不僅對(duì)本單位醫(yī)院的建設(shè)發(fā)展、醫(yī)院文化的形成有著重要的促進(jìn)作用，而且有的內(nèi)容在本行業(yè)、本地區(qū)范圍內(nèi)具有重要的參考價(jià)值。
二、醫(yī)院新聞檔案管理的重要性
�。ㄒ唬┽t(yī)院新聞檔案具有史料價(jià)值
新聞是事實(shí)的記錄。醫(yī)院新聞檔案是醫(yī)院活動(dòng)事實(shí)的記錄和保存。醫(yī)院作為醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)，醫(yī)院的新聞主要包含幾個(gè)大板塊內(nèi)容。以筆者工作的單位廣西醫(yī)科大學(xué)第一附屬醫(yī)院為例，作為一家三級(jí)甲等醫(yī)院、大學(xué)附屬教學(xué)醫(yī)院，醫(yī)院常規(guī)的新聞宣傳報(bào)道工作按照新聞事實(shí)的性質(zhì)，可以分幾個(gè)大類：醫(yī)療、教學(xué)、科研、預(yù)防保健、醫(yī)院管理、黨務(wù)管理等。按照規(guī)模細(xì)分，則可以分為全院性的大型活動(dòng)。例如，落實(shí)國(guó)家衛(wèi)生計(jì)生委的各項(xiàng)政策、活動(dòng)要求，近期以落實(shí)“進(jìn)一步改善醫(yī)療服務(wù)行動(dòng)計(jì)劃”活動(dòng)為例，以及醫(yī)院重大醫(yī)療新技術(shù)、新進(jìn)展，教學(xué)、科研工作新突破，常規(guī)性的黨務(wù)工作。例如，慶祝建黨、加強(qiáng)黨風(fēng)廉政和行風(fēng)建設(shè)；小規(guī)模的新聞事件則是以科室、病區(qū)、黨支部為單位的活動(dòng)，這部分內(nèi)容小而多，富有學(xué)科、專業(yè)特色。
這些豐富的醫(yī)院新聞宣傳報(bào)道內(nèi)容，通過(guò)新聞檔案的形式把相對(duì)重要事件的文字、圖片、視頻等資料收集保存起來(lái)，對(duì)醫(yī)院來(lái)說(shuō)具有重要的史料價(jià)值。這些內(nèi)容在醫(yī)院的建設(shè)和發(fā)展中具有里程碑的意義。
�。ǘ┽t(yī)院新聞檔案有助于當(dāng)前的報(bào)道
隨著國(guó)家醫(yī)療衛(wèi)生體制改革的不斷深入推進(jìn)，國(guó)民生活水平的不斷提高，社會(huì)公眾對(duì)醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展、醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量的關(guān)注度也越來(lái)越高。醫(yī)院新聞活動(dòng)按照受眾不同，可以分為對(duì)內(nèi)宣傳和對(duì)外宣傳，內(nèi)宣多是面對(duì)院內(nèi)職工、業(yè)內(nèi)同行，外宣面對(duì)的是廣大老百姓，醫(yī)院要內(nèi)聚人心、外樹形象，要求宣傳工作圍繞醫(yī)院中心工作、服務(wù)建設(shè)與發(fā)展大局、為醫(yī)院發(fā)展?fàn)I造良好氛圍。
醫(yī)學(xué)的發(fā)展是循序漸進(jìn)的，醫(yī)院不斷提高醫(yī)療質(zhì)量、改善醫(yī)療服務(wù)的過(guò)程也是循序漸進(jìn)的，醫(yī)院當(dāng)前所發(fā)生的新聞事件與醫(yī)院歷史密不可分，具有傳承和發(fā)展的特征。例如，一個(gè)學(xué)科或一項(xiàng)新技術(shù)從無(wú)到有、從有到強(qiáng)、從強(qiáng)到獨(dú)占鰲頭，都由系列醫(yī)院新聞報(bào)道記錄著。為此，做好和加強(qiáng)醫(yī)院新聞檔案管理，可以直接從新聞檔案中尋找事件的背景材料，能更好地指導(dǎo)當(dāng)下的新聞報(bào)道，服務(wù)于醫(yī)院的醫(yī)療、教學(xué)、科研、預(yù)防保健等工作。
�。ㄈ┽t(yī)院新聞檔案有助于醫(yī)院文化的建設(shè)
醫(yī)院的文化建設(shè)絕不僅僅是集體打打球、爬爬山、唱唱歌那么簡(jiǎn)單。醫(yī)院新聞宣傳報(bào)道與醫(yī)院文化建設(shè)相輔相成，密不可分。醫(yī)院新聞宣傳報(bào)道作為“內(nèi)聚人心、外樹形象”的抓手，在團(tuán)結(jié)全院職工增強(qiáng)凝聚力、自豪感，促進(jìn)醫(yī)院文化建設(shè)方面，具有強(qiáng)有力的優(yōu)勢(shì)和作用。
做好醫(yī)院新聞宣傳報(bào)道和新聞檔案管理，就是做好醫(yī)院精神的上傳下達(dá)，在傳播和傳承過(guò)程中可以凝聚人心，增強(qiáng)員工的自豪感、歸屬感，促進(jìn)醫(yī)院形成獨(dú)特的文化。
三、新聞檔案管理存在的問(wèn)題
（一）管理意識(shí)不足
作為醫(yī)療機(jī)構(gòu)，醫(yī)院秉持“以人為本，患者至上”的服務(wù)理念，醫(yī)療質(zhì)量是其工作的核心。同時(shí)，加強(qiáng)醫(yī)院信息化建設(shè)，加強(qiáng)病案首頁(yè)和電子病歷、臨床路徑管理是國(guó)家衛(wèi)生計(jì)生委對(duì)醫(yī)療機(jī)構(gòu)的要求。為此，醫(yī)院大多更重視臨床一線的電子病歷檔案以及黨政文件檔案的管理。醫(yī)院對(duì)新聞檔案的管理工作意識(shí)薄弱，認(rèn)為新聞檔案只是行政工作中的一小部分，對(duì)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)要求低，所形成的材料不規(guī)范，直接影響到新聞檔案管理的質(zhì)量。
（二）歸檔標(biāo)準(zhǔn)不明
醫(yī)院新聞報(bào)道包含的內(nèi)容廣泛，除了前文所提到的按照新聞事實(shí)性質(zhì)分醫(yī)療、教學(xué)、科研、預(yù)防保健、醫(yī)院管理、黨務(wù)管理等幾個(gè)大類，按照規(guī)模細(xì)分全院性、學(xué)科、專業(yè)特色之外，再按照?qǐng)?bào)道媒介不同，可以分為：紙質(zhì)報(bào)道如新聞媒體對(duì)醫(yī)院的報(bào)道、醫(yī)院院報(bào)，以及新媒體時(shí)代的電子報(bào)道如醫(yī)院官方網(wǎng)站、微信平臺(tái)、微博報(bào)道內(nèi)容。當(dāng)今醫(yī)院的新聞報(bào)道大多以電子形式存在，除了記錄醫(yī)院、學(xué)科的大事記，還記錄了員工活動(dòng)的內(nèi)容。但是由于醫(yī)院新聞檔案缺少科學(xué)方法的指導(dǎo)，在歸檔時(shí)難以界定存檔的范圍，沒有明確的規(guī)范和制度指導(dǎo)，只由宣傳人員簡(jiǎn)單地以報(bào)紙合訂本的形式進(jìn)行“原始”存檔，電子形式的新聞檔案只是進(jìn)行打包、刻盤存檔，根本沒有建立嚴(yán)格意義上的新聞檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。這些方法工作量大，費(fèi)時(shí)、費(fèi)力，質(zhì)量低，新聞檔案保存沒有安全保障，且不利于信息檢索，無(wú)法充分發(fā)揮檔案的作用。
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新聞檔案作為醫(yī)院檔案的一部分，往往只由宣傳工作人員兼職擔(dān)任管理員，而這些人員又無(wú)法把主要精力放在檔案管理上，更談不上鉆研檔案管理業(yè)務(wù)。因此，新聞檔案管理人員對(duì)新規(guī)定、新標(biāo)準(zhǔn)了解不足，他們的素質(zhì)制約著新聞檔案管理工作的開展。專業(yè)檔案管理人員的嚴(yán)重不足，造成了醫(yī)院新聞檔案管理混亂、資料存檔不全、查閱困難的現(xiàn)狀，進(jìn)而嚴(yán)重制約了新聞檔案資料的深度開發(fā)利用。
（四）硬件設(shè)備不足 在大數(shù)據(jù)時(shí)代，雖然醫(yī)院的新聞報(bào)道大多以電子化形式出現(xiàn)，但是醫(yī)院的信息化建設(shè)主要服務(wù)于臨床電子病歷和門診系統(tǒng)。醫(yī)院的新聞檔案以文字和圖片、視頻為主，數(shù)據(jù)龐大，在存儲(chǔ)上花費(fèi)巨大。醫(yī)院管理者往往忽略了對(duì)新聞檔案管理設(shè)施設(shè)備的投入，一定程度上制約了新聞檔案的管理和服務(wù)功能的發(fā)揮。
四、加強(qiáng)醫(yī)院新聞檔案管理的對(duì)策
（一）增強(qiáng)管理意識(shí)
要做好醫(yī)院新聞檔案管理，充分發(fā)揮醫(yī)院新聞檔案的深度開發(fā)利用、團(tuán)結(jié)上下凝聚人心、促進(jìn)醫(yī)院文化建設(shè)的功能和作用，需要醫(yī)院管理者首先增強(qiáng)管理意識(shí)，加強(qiáng)對(duì)新聞檔案管理的重視，將其納入醫(yī)院檔案管理工作的一部分，加大對(duì)硬件的投入和人員的專業(yè)培訓(xùn)，才能促進(jìn)醫(yī)院新聞檔案管理工作水平的提高。
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醫(yī)院要結(jié)合自身的行業(yè)特色和工作性質(zhì)，完善檔案管理的相關(guān)制度，制定統(tǒng)一的醫(yī)院新聞檔案收集、分類整理、歸檔標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)對(duì)管理員的全面培訓(xùn)，才能讓兼職檔案員在工作中有章可循，突出重點(diǎn)進(jìn)行歸檔，促進(jìn)醫(yī)院新聞檔案管理規(guī)范化、制度化、科學(xué)化發(fā)展。
�。ㄈ┘訌�(qiáng)信息化建設(shè)
隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，醫(yī)院的醫(yī)療工作和管理也步入“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，移動(dòng)醫(yī)療發(fā)展如火如荼，在這個(gè)背景下，醫(yī)院的新聞宣傳活動(dòng)與互聯(lián)網(wǎng)密不可分，需要醫(yī)院加強(qiáng)信息化建設(shè)和管理，讓新聞檔案管理跟上醫(yī)院建設(shè)發(fā)展的步伐�！靶畔⒒男侣剻n案管理模式不僅能夠有效減少新聞?dòng)涗浿械腻e(cuò)誤，避免紙質(zhì)檔案的破損，更提高了新聞檔案的管理效率�！盵3]
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醫(yī)院新聞檔案記載著醫(yī)院發(fā)展的歷史過(guò)程，記錄了醫(yī)院在不同歷史時(shí)期、不同背景條件下的重大事件、重要人物、重要工作等，是醫(yī)院發(fā)展歷程的見證。[4]醫(yī)院要充分利用這些歷史檔案，在宣傳工作中做好傳承和發(fā)展，充分發(fā)揮新聞檔案在醫(yī)院各項(xiàng)工作、文化建設(shè)中的促進(jìn)作用。
五、總結(jié)
在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)迅猛發(fā)展的大數(shù)據(jù)時(shí)代，醫(yī)院新聞檔案作為醫(yī)院檔案大數(shù)據(jù)中的重要組成部分，對(duì)它的分類與管理成為擺在醫(yī)院管理者面前的一項(xiàng)新課題。醫(yī)院新聞檔案的管理不僅需要先進(jìn)的設(shè)備與專業(yè)的人才，保證電子檔案管理工作順利進(jìn)行，更需要管理人員具有新聞傳播知識(shí)的背景，才能充分了解新聞作為檔案的作用與優(yōu)勢(shì)，不斷更新新聞檔案的管理理念，使醫(yī)院新聞充分發(fā)揮優(yōu)勢(shì)，不斷促進(jìn)醫(yī)院文化的建設(shè)與發(fā)展。
（作者單位為廣西醫(yī)科大學(xué)第一附屬醫(yī)院醫(yī)院辦公室）
