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排課過程中教務(wù)秘書的職責(zé)
教學(xué)管理是整個(gè)學(xué)校事務(wù)中最核心的部分,而課表又是教學(xué)管理中最重要也較繁雜的管理體系。合理編排課表不僅可以使教師教授課程達(dá)到事半功倍的效果,還可以合理有序地執(zhí)行教學(xué)計(jì)劃。課表的編排需要兼顧很多因素,比如師生、課程時(shí)間、班級(jí)、教學(xué)場(chǎng)地、教學(xué)設(shè)備等等,良好的課表可以使教學(xué)資源合理化,教學(xué)效率最大化。所以,合理編排課表已經(jīng)成了教務(wù)相關(guān)人員研究的重要內(nèi)容。
隨著近年來教學(xué)改革的深入、學(xué)生結(jié)構(gòu)的變化,高校原來由學(xué)校統(tǒng)一排課(一級(jí)排課)的缺點(diǎn)越來越凸顯,最近幾年高校基本慢慢過渡到了二級(jí)排課階段。在二級(jí)排課的過程中,學(xué)校教務(wù)處和二級(jí)學(xué)院共同進(jìn)行排課。排課人員涉及到教務(wù)處的教務(wù)運(yùn)行人員、二級(jí)學(xué)院教務(wù)秘書、系部教學(xué)主任、教研室主任、專業(yè)負(fù)責(zé)人等人員。其中教務(wù)秘書起到了上傳下達(dá)、銜接的重要作用,教務(wù)秘書具體在排課中要有以下職責(zé)。
一 檢查改錯(cuò)
在整個(gè)排課中,第一步是系部專業(yè)負(fù)責(zé)人要將教學(xué)計(jì)劃和教學(xué)任務(wù)輸入教務(wù)系統(tǒng)。目前,教學(xué)計(jì)劃基本上是年年要改,以適應(yīng)每年的教學(xué)需要。而教學(xué)計(jì)劃對(duì)于每學(xué)期的科目,公共課和專業(yè)課的設(shè)置等有著明確的要求,特別是公共課,專業(yè)負(fù)責(zé)人一般并不是很熟悉,比較容易出錯(cuò)。所以,當(dāng)專業(yè)負(fù)責(zé)人輸入教學(xué)計(jì)劃以后,教務(wù)秘書要詳細(xì)認(rèn)真地進(jìn)行核對(duì),包括每個(gè)學(xué)期的課程、學(xué)分、起止周、教材等等信息,做到?jīng)]有遺漏。
教學(xué)計(jì)劃輸入系統(tǒng)只是第一步,第二步是輸入教學(xué)任務(wù),這一步一般只需要本學(xué)院開課的信息即可,涉及到學(xué)時(shí)、合班情況、任課教師、起止周、教室要求等等,教務(wù)秘書需要細(xì)心核對(duì),遇到有錯(cuò)誤或者是有沖突的地方,要及時(shí)反映給專本文由畢業(yè)論文網(wǎng)http://www.78375555.com收集整理業(yè)負(fù)責(zé)人,以便及時(shí)修改。
二 溝通協(xié)調(diào)
確定好下學(xué)期的教學(xué)任務(wù)以后,還要進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)。比如說,某種專業(yè)課教室,很多專業(yè)都需要這類教室,導(dǎo)致這類教室不夠用,又比如,一些教學(xué)設(shè)備需求量比較大,導(dǎo)致設(shè)備供應(yīng)緊張。這種情況很常見,遇到這類情況,就需要教務(wù)秘書進(jìn)行協(xié)調(diào)。
教務(wù)秘書隸屬于二級(jí)學(xué)院,他與教務(wù)處的排課人員不一樣,對(duì)于自己系部的專業(yè)課程信息比較熟悉。首先,他需要和學(xué)校來商量有沖突的教室或者設(shè)備如何進(jìn)行分配,確定好自己系部的份額以后,再進(jìn)行協(xié)調(diào)。教務(wù)秘書上報(bào)給系部教學(xué)主任,還要對(duì)涉及的課程進(jìn)行評(píng)估,分出優(yōu)先級(jí),看涉及的課程能否用其他教室或者設(shè)備代替,要擬出一個(gè)合適計(jì)劃來解決問題。召集專業(yè)負(fù)責(zé)人進(jìn)行溝通,最終得出一個(gè)妥善的解決方案。
三 收集資料
排課的過程中,涉及方方面面的信息。如了解并熟悉教學(xué)計(jì)劃的內(nèi)容,掌握所在系部每個(gè)專業(yè)所開設(shè)的課程信息,包括課程性質(zhì)、學(xué)分、周課時(shí)、開課學(xué)期等,還要了解前序課程、實(shí)驗(yàn)環(huán)節(jié)等情況。還有教室情況,包括教室的校區(qū)、位置、容量、類型、設(shè)備、機(jī)房、多媒體教室等信息都要有所了解。除了這些因素之外,人為的因素變動(dòng)最大。教務(wù)秘書需要了解校內(nèi)教師和外聘教師的信息,不僅僅是他們的職稱、專業(yè)、專長(zhǎng)等,更重要的還有教師個(gè)性化要求,如有些需要外出進(jìn)修、有些不能排在早上的特殊要求,這些在排課時(shí)是很有用的。除了教師的信息,還有學(xué)生的信息也需要掌握,特別是有一些特殊情況的班級(jí)。
四 輔助參謀
教務(wù)秘書的職責(zé)中,輔助參謀是重要的一項(xiàng)。排課的過程中,教務(wù)秘書輔助參謀也是必不可少的。專業(yè)負(fù)責(zé)人從制定教學(xué)計(jì)劃開始,教務(wù)秘書就要參與其中。專業(yè)負(fù)責(zé)人設(shè)置新的課程,教務(wù)秘書需要制定課程代碼;教務(wù)秘書還要檢查教學(xué)計(jì)劃,除了查錯(cuò)以外,更重要的是針對(duì)每學(xué)期專業(yè)課、公共課的搭配,理論課和實(shí)踐課的過渡等等方面提出自己的意見,教務(wù)秘書雖然在專業(yè)水平方面不及專業(yè)負(fù)責(zé)人,但是他對(duì)于公共課信息、教學(xué)資源信息掌握比較全面。
在安排教學(xué)任務(wù)時(shí),教務(wù)秘書需要輔助教學(xué)主任安排課表的周課時(shí)、教室、任課教師、每門課程的上課時(shí)間等等。教務(wù)秘書在準(zhǔn)備好種種信息的情況下,在教學(xué)主任總體安排課表的時(shí)候,輔助執(zhí)行。安排每個(gè)班級(jí)課表的時(shí)候,教務(wù)秘書根據(jù)相對(duì)全面的信息,提出自己的合理化建議。
五 統(tǒng)籌安排
排課的時(shí)候要考慮非常全面,而且制約的因素非常多,常常會(huì)出現(xiàn)沖突的情況,這時(shí)候就需要教務(wù)秘書的統(tǒng)籌安排。比如,各專業(yè)的教學(xué)任務(wù)輸入系統(tǒng)以后,教務(wù)秘書就要匯總檢查,因?yàn)閷I(yè)教室和教學(xué)資源有一些不協(xié)調(diào),如果自己系部各專業(yè)安排的時(shí)候出現(xiàn)沖突,這樣就會(huì)造成矛盾,需要教務(wù)秘書統(tǒng)籌安排,拿出方案和專業(yè)負(fù)責(zé)人、教學(xué)主任反復(fù)協(xié)商。
安排各種合班課程的時(shí)候,特別是公共課(如體育、馬列、外語等)的合班,也需要教務(wù)秘書統(tǒng)籌安排。系部教務(wù)秘書對(duì)于專業(yè)信息、公共課信息了解比較清楚,各個(gè)班級(jí)如何安排上下午的公共課程,進(jìn)行合理的分配。
實(shí)際上排課的難點(diǎn)就在于需要處理各種的沖突,還包括教師由于個(gè)性化要求產(chǎn)生時(shí)間上的沖突,系部和學(xué)校資源之間的沖突等等,都需要教務(wù)秘書的統(tǒng)籌。
就目前來講,除去種種客觀因素之外,教務(wù)秘書的作用往往不能最大效果地發(fā)揮,但這也是由多種的因素所決定的。目前,二級(jí)學(xué)院的教務(wù)秘書大多是由其他崗位的教職工調(diào)任或者兼任,即使是專職人員,也往往良莠不齊,這也導(dǎo)致了教務(wù)秘書這一崗位職能不能最大限度地發(fā)揮作用。還有教務(wù)秘書本身工作任務(wù)比較繁重,發(fā)展空間也比較小,上升機(jī)會(huì)不大,平時(shí)學(xué)校對(duì)其重視不夠,種種原因?qū)е陆虅?wù)秘書職能的局限性。
想要解決此現(xiàn)狀,需要學(xué)校與自身兩方面的努力。
第一,學(xué)校需加強(qiáng)管理:(1)學(xué)校需要發(fā)正式的文件,明確教務(wù)秘書的崗位職責(zé)。這樣可幫助教務(wù)秘書整理好自己的事務(wù),明確職責(zé),更好地工作。(2)學(xué)校要關(guān)心隊(duì)伍的發(fā)展,關(guān)心教務(wù)秘書的工作,讓教務(wù)秘書感覺到教務(wù)秘書這個(gè)崗位是被關(guān)注的,這有助于崗位的穩(wěn)定性。
第二,教務(wù)秘書必須加強(qiáng)自己的學(xué)習(xí):(1)要加強(qiáng)自己思想素質(zhì)的學(xué)習(xí)。學(xué)校教學(xué)的實(shí)施,實(shí)際上也是對(duì)黨的教育方針的落實(shí),學(xué)校教學(xué)計(jì)劃能否貫徹執(zhí)行,課表的安排能否到位,教務(wù)秘書個(gè)人的素質(zhì)在其中起到一定的作用,同時(shí)這也就要求教務(wù)秘書的思想覺悟的提高,信仰的堅(jiān)定,政治水平要高。(2)要努力提高自己的專業(yè)素質(zhì)。教學(xué)管理工作需要了解方方面面的信息,各專業(yè)的情況。每個(gè)系有每個(gè)系獨(dú)特的學(xué)科和專業(yè)。教務(wù)秘書應(yīng)該對(duì)其有一個(gè)詳細(xì)的了解和宏觀的把握,對(duì)于每個(gè)專業(yè)的知識(shí)體系和教學(xué)計(jì)劃要有所掌握,這樣才能在進(jìn)行教學(xué)管理工作時(shí)做到心中有數(shù)。(3)要提高自己的組織能力。學(xué)校、系部經(jīng)常會(huì)有各種教學(xué)活動(dòng),需要教務(wù)秘書的協(xié)助和組織,如期初的補(bǔ)考和重修工作,期中的檢查和座談會(huì),期末的考試等工作。(4)要提高自己的應(yīng)變能力。學(xué)校的教學(xué)管理工作時(shí)刻有著各種的變化,教師、學(xué)生、教學(xué)活動(dòng)等經(jīng)常有變動(dòng),教學(xué)管理工作本身也經(jīng)常有變動(dòng),教務(wù)秘書需要努力適應(yīng)新的變化,才能更好地為教學(xué)服務(wù)。(5)要提高自己的協(xié)調(diào)能力。教務(wù)秘書做的工作常常需要上傳下達(dá),相當(dāng)于橋梁的作用。如果協(xié)調(diào)工作做得不到位,領(lǐng)導(dǎo)與專業(yè)老師的溝通就不順暢。(6)要提高自己的文字能力。教務(wù)秘書需要努力提高自己的文字功底,不僅可以更加準(zhǔn)確地表達(dá)自己的思想給專業(yè)教師和學(xué)生,也能撰寫各種文件。(7)要提高自己管理檔案的能力。作為教學(xué)秘書,應(yīng)高度重視檔案的建設(shè)與管理,及時(shí)、認(rèn)真、細(xì)致地進(jìn)行整理、分類、立卷、歸檔、保管,建立健全各種檔案,凡是做過的工作都要有記載,使教學(xué)管理更加規(guī)范化。
排課是一個(gè)非常復(fù)雜的工作,涉及方方面面的情況,在這個(gè)龐大的網(wǎng)絡(luò)當(dāng)中,教務(wù)秘書處于承上啟下的樞紐作用。教務(wù)秘書要隨時(shí)掌握排課的工作動(dòng)態(tài),將排課中出現(xiàn)的問題隨時(shí)反映、協(xié)調(diào)、統(tǒng)籌,為提高教學(xué)質(zhì)量做出自己的貢獻(xiàn)。因此,教學(xué)秘書要有強(qiáng)烈的事業(yè)心和責(zé)任感,工作上不計(jì)較個(gè)人得失,樂于奉獻(xiàn),任勞任怨,樹立全心全意為教學(xué)服務(wù)、為教師服務(wù)、為學(xué)生服務(wù)的思想,樹立質(zhì)量管理意識(shí),積極、有效地參與管理。